Klassisches Projektmanagement erklärt – alles, was Sie dazu wissen sollten

Was ist klassisches Projektmanagement?

Bereits seit den 1970er Jahren werden Methoden entwickelt, um der Komplexität von Projekten mit geeigneten Strukturen zu begegnen. Ausgehend von losen, chaotischen Prozessen entstanden nach und nach immer weitere Maßnahmen, die in standardisierte Abläufe übergingen. Heute umfasst Projektmanagement festgelegte Managementkompetenzen und –methoden zur erfolgreichen Abwicklung eines Projekts.

Definition von Projekt

Ein Projekt gilt als zeitlich befristetes, innovatives und deshalb risikobehaftetes Vorhaben mit komplexen Bestandteilen. Aufgrund der Komplexität und wesentlichen Bedeutung des Vorhabens ist eine effektive und effiziente Steuerung - in Form von Projektmanagement - notwendig.

Projekte enthalten folgende Merkmale und lassen sich damit klar von Routineaufgaben abgrenzen:

• sie sind einmalig
• sie sind zeitlich begrenzt
• werden abteilungsübergreifend organisiert
• zeichnen sich durch Komplexität aus
• gelten als neuartig
• verfolgen ein Ziel
• bedienen sich an begrenzten Ressourcen

Definition von klassischem Projektmanagement

Wer von Projektmanagement spricht, meint in der Regel klassisches bzw. traditionelles Projektmanagement. Als Management-Disziplin befasst sie sich in der Grunddefinition mit Planen, Durchführen, Steuern, Kontrollieren und Kommunizieren von einmaligen und komplexen Vorhaben (Projekten). Im Fokus steht die Erfüllung der Anforderungen eines Projektes, durch die Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Tools und Techniken.

Vereinheitlichte Grundlagen unter dem Haupttitel Projektmanagement und Projektmanagementsysteme sind in der DIN-Normenreihe DIN 69901 festgelegt.

Klassisches Projektmanagement ist allerdings nur dann erfolgreich, wenn feste Frameworks eine passgenaue Organisation zulassen. Dazu gehören folgende Beispiele:

• Projektanforderungen liegen im Detail auf 
• Inhalte sind mit sämtlichen Projektbeteiligten abgestimmt
• Die Projektumgebung ist stabil und stark standardisiert
• Das Projekt erfordert eine ausführliche Dokumentation
• Ziel und Abschluss ist die Auslieferung eines Endproduktes

Phasen im klassischen Projektmanagement

Zur organisierten Planung eines Projektes wird es in einzelne Phasen gegliedert. Die Festlegung der Teilschritte ermöglicht zum einen die Reduzierung der Komplexität und unterstützt gleichzeitig die Erfolgskontrolle der jeweiligen Phasen. So gelten Phasen erst mit der Erreichung eines Meilensteins abgeschlossen. Ein typischer Aspekt der klassischen Projektgestaltung ist die sequentielle Abfolge der Phasen, das bedeutet aber auch, dass eine neue Phase erst dann begonnen werden kann, wenn die vorherige erfolgreich beendet wurde.
Nachfolgend beschreiben wir Ihnen eine übersichtliche Version der Projektphasen mit pragmatischem Ansatz. In der Literatur bzw. abhängig von Projektart und -standards sind durchaus auch Abweichungen zu finden. Die Grundkomponenten: Start, Planung, Durchführung und Abschluss sind in der Regel identisch.

Phase 1: Projektstart

In der initialen Phase konkretisieren Projektleiter und Stakeholder das vorgeschlagene Projekt. Wert, Machbarkeit und Nutzen werden bestimmt, ebenso wie die Verträglichkeit im organisatorischen Umfeld.

Phase 2: Projektplanung

In der zweiten Phase wird der Projektplan ausgearbeitet, Ressourcen zugewiesen und ein Zeitplan festgelegt. Auch die Zusammenstellung des Projektteams erfolgt in diesem Schritt. Gemeinsam mit dem Projektleiter und den wichtigsten Stakeholdern wird der Projektplan bis ins Detail aufgestellt. Wichtige Inhalte sind dabei:

• Bestimmung des Arbeitsumfanges
• Definition der Teamrollen und Verantwortung
• Festlegung der Projektmeilensteine
• Erstellung des Kommunikationsplanes
• Definition der Genehmigungsprozesse
• Dokumentation der Erfolgskriterien anhand von Key-Performance-Indikatoren (KPI)
• Aufzeigen möglicher Risikofaktoren
• Bestimmung der Entscheidungsträger

Phase 3: Projektdurchführung

Hier findet der wesentlichste Teil der Projektarbeit statt. Teammitglieder erhalten ihre Aufgaben aus Arbeitspaketen und gemeinsam mit dem Projektleiter wird auf den nächsten Meilenstein hingearbeitet. Der Projektleiter trägt dabei die Verantwortung, am Projektplan festzuhalten und mögliche Risiken zu bewerten. Entscheidend in dieser Phase ist auch die Einhaltung von Budget, Terminen, Ergebnissen und die Zufriedenheit der Stakeholder sicherzustellen. Bei Über- bzw. Unterschreitungen ist es die Aufgabe des Projektleiters, rechtzeitig zu bewerten und ggf. zu kommunizieren.

Phase 4: Projektcontrolling

Die vierte Phase wird meist in Kombination mit der dritten Phase durchgeführt. Hier geht es um Reporting und Controlling der KPI bezüglich Budget, Ressourcen und Fristen durch einen IST- und SOLL-Vergleich. Auch eine Rückkoppelung an die Stakeholder ist damit verbunden.

Phase 5: Projektabschluss

Nach Beendigung der vorhergehenden Phasen kann das Projekt abgeschlossen werden. Das Projekt-Ergebnis wird samt Abrechnung und Dokumentation übergeben. Schließlich werden die Ressourcen aufgelöst, Reviews durchgeführt bzw. der Abschlussbericht erstellt.

Die Verteilung unterschiedlicher Rollen ist ein weiterer wesentlicher Schritt in der Projektorganisation, der die Abwicklung eines Projektes um ein Vielfaches beschleunigt. Die nachfolgenden Rollen dürfen dabei als sogenannte Stakeholder angesehen werden und sind in unterschiedlichen Ausprägungen oder Intensitäten in der Beteiligung möglich:

Auftraggeber: Der Auftraggeber gibt das Projekt in Auftrag und nimmt es am Ende auch ab. Er trifft zudem bedeutende Entscheidungen, weshalb er in kritischen Situationen miteinbezogen werden muss.

Projektmanager oder Projektleiter: Er hat die Aufgabe, das Projekt zu planen und im definierten Rahmen erfolgreich umzusetzen.

Qualitätsmanager: Er überwacht, wie der Name schon sagt die Qualitätsziele innerhalb einzelner Projektschritte und stammt in der Regel aus dem Unternehmen, in dem das Projekt stattfindet.

Projektcontroller: Der Projektcontroller überwacht die Steuerung des Projektfortschritts anhand festgelegter Indikatoren.

Projektkaufmann: Die Beschaffung des Projektbudgets und die Überwachung der Kosten während der Projektabwicklung sind Aufgaben des Projektkaufmanns.

Projektmitarbeiter bzw. Projektteam: Sie sind dem Projektleiter untergeordnet und für die Bearbeitung einzelner Arbeitspakete und Projektteilbereiche zuständig.

Projektmanagement - Office-Mitarbeiter: Diese unterstützen den Projektleiter und können auch gewisse Funktionen übernehmen, wie z.B. Qualitätsmanagement oder Controlling.

Sponsor: Gibt die finanziellen Mittel, falls Auftraggeber und Sponsor unterschiedlich sind.

Nutzervertreter: Insbesondere bei Veränderungsprojekten werden Personen benannt, die Gruppen der künftigen Nutzer repräsentieren sollen.

Lieferantenvertreter: Repräsentiert Lieferanten im Bezug auf Produkte als Ressourcen bspw.

Klassische Projektmanagement-Methoden sind wie die Disziplin selbst, weit verbreitet und altbewährt. Um effektiv zu funktionieren bauen Sie jeweils auf klar definierte Ziele, Anforderungen, Ressourcen und Fristen und beschreiben das Projektmanagement im linearen Verlauf. Nachfolgend stellen wir Ihnen drei bekannte Methoden im Detail vor.

Wasserfallmethode

Die Wasserfallmethode gilt als die bekannteste als auch simpelste Methode im klassischen Projektmanagement. Anhand des stufenartigen Verlaufs wird der Projektablauf in sequentielle, aufeinander aufbauende Phasen geteilt. Das Schritt-für-Schritt-Modell strukturiert und kontrolliert zugleich die Entwicklung des Projektes.

Vor allem einfache Projekte, deren Indikatoren bereits am Start durchgängig planbar sind, lassen sich mit dieser Methode gut begleiten. Weniger geeignet ist die Wasserfallmethode für Projekte, die Spielraum für Veränderungen benötigen.

V-Modell

Das V-Modell ist wie die Wasserfallmethode eine weitere lineare Grundlage in der Projektwirtschaft und kommt vor allem in der Software-Entwicklung zum Einsatz. Im Vergleich zum Wasserfallmodell ergänzt es weitere Phasen, die den einzelnen Entwicklungsschritten zur Validierung gegenübergestellt werden.

Die Phasen des V-Modells übernehmen folgende Funktionen:

• Entwurf: Anforderungen werden aufgenommen und erstellen einen Systementwurf, der von oben nach unten erweitert wird
• Implementierung: In dieser Phase wird das Produkt entwickelt

Validierung: Hier wird von der kleinsten Ebene, dem Komponententest, nach oben bis zur Abnahme der kompletten Produktivumgebung getestet

Neben dem klassischen V-Modell existieren auch spezifischere Abwandlungen, wie das V-Modell® XT für öffentliche Systementwicklungsprojekte der Bundesrepublik Deutschland. XT steht hierbei für „Extreme Tailoring“ und bedeutet das spezielle Bedürfnisse maßgeschneidert eingegangen werden kann.

Meilensteintrendanalyse (MTA)

In dieser Methode werden Meilensteintermine in einer grafischen Matrix dargestellt, bzw. als horizontale Linie geplant. Werden die Termine erfüllt, verläuft die Linie weiterhin horizontal. Zu optimistische Planungen zeigen ansteigende Verläufe, wenn sich während der Durchführung des Projekts Fristen nach hinten verschieben. Umgekehrt können Meilensteine auch früher erzielt werden und veranlassen einen absinkenden Trend.

Die Meilensteintrendanalyse dient vorrangig dem Projektcontrolling bzw. dem Aufzeigen abhängiger, vorhergehender Ereignisse. Mithilfe dieser Methode ist es möglich, Verschiebungen rechtzeitig zu visualisieren, notwendiges Eingreifen zu verdeutlichen um damit Verzögerungen im Projektablauf zu vermeiden. Essentiell für eine aussagekräftige Meilensteintrendanalyse ist die genaue Vorabbestimmung aller Milestones.

Die richtige Methode finden

Neben den genannten Methoden gibt es noch eine Vielzahl an weiteren Ansätzen um Projekte zu verwalten und komplexe Strukturen zu unterstützen. Welche sich am besten eignen, hängt stark von Branche und Organisationsstruktur, dem Prozessmanagement und letztlich auch vom Projekt selbst ab. Auch wenn das Festlegen der geeigneten Methode sehr mühselig sein kann, steht der Nutzen völlig außer Frage.

Weitere Methoden im klassischen Projektmanagement sind:

• Make-or-Buy-Analyse
• Risikoanalyse
• Stakeholder-Analyse
• Spiral-Modell
• Netzplantechnik
• Simultaneous Engineering
• Six Sigma

Vorteile durch klassisches Projektmanagement

Besonders Projekte in sehr stabilen Umgebungen, die zudem das Ergebnis erst am Ende erfordern, profitieren von den festen Rahmenbedingungen des klassischen Projektmanagements. Als konkrete Vorteile können die nachfolgenden Punkte verzeichnet werden:
• Viele Projektaspekte wie Budget, Zeitrahmen und Personal sind im Voraus geplant, fixiert und können entsprechend organisiert werden.
• Einzelne Ergebnisse werden schrittweise kontrolliert und ermöglichen einen sauberen und dokumentierten Übergang zum nächsten Vorgang.
• Durch die klare Definition der wesentlichen Rollen sind Arbeitspakete und Hierarchien eindeutig zugewiesen.
• Ebenso unterstützt der exakte Terminplan die Überschaubarkeit des Gesamtprojektes.
• Die benötigten Ressourcen können über die gesamte Dauer des Projekts fest zugeteilt werden.
• Auch der Endtermin kann bereits zu Projektbeginn verbindlich vereinbart werden.

Nachteile durch klassisches Projektmanagement

Durch die relativ starre Vorabplanung des Projekts ergeben sich auch die einige Nachteile. Diese gilt es mit methodischer Unterstützung abzufedern.
• Durch die konkrete Planung des Projektablaufs im Vorhinein fehlt oft der Blick aufs Detail, der zu diesem frühen Zeitpunkt oftmals nicht vorliegen kann.
• Durch ungenaue Schätzungen kann der weitere Projektverlauf gelegentlich nicht mehr planmäßig durchgesetzt werden. Daraus folgen zeitaufwändige und kostspielige Verschiebungen im Domino-Effekt.
• Da bei klassischem Projektmanagement erst das Endprodukt ausgeliefert wird, kann der Auftraggeber entstandene Fehler auch erst recht spät feststellen und kommunizieren.
• Vorzeitige Projektabbrüche kommen meist auch einem vollständigen Scheitern gleich, da Zwischensteuerungen nicht vorgesehen sind.

Hybrides Projektmanagement

Um die Probleme traditioneller Projektplanung zu überwinden gibt es unterschiedliche Ansätze. Einer davon ist Eingliederung von agilen Teilaspekten um flexibler auf Veränderungen im Projektumfeld reagieren zu können. Man spricht dabei von hybriden Projektmanagement, das traditionelle und agile Methoden miteinander kombiniert. Meist entsteht dadurch ein sehr individuelles und anwenderspezifisches Projektmanagementsystem. So können agile Methoden für sehr innovative Aufgaben angewandt werden und administrative Bereiche mit klassischen Konzepten organisiert werden. Ebenso ist es möglich, agiles Projektmanagement auf Teamebene entfalten zu lassen, während Projekte im Top-Management auf klassische Methoden zurückzugreifen. Häufig wird klassisches Projektmanagement auch lediglich zur Basisplanung angewandt. Klassisches Projektmanagement zählt deshalb auch in Zukunft zu den bedeutenden Hard Skills.

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