Veröffentlicht am 07.10.2020 | Lesezeit 8 Min.

Teams App Planner: Alle To-dos an einem Ort

Sie wechseln ständig zwischen Microsoft To Do, Microsoft Teams und verschiedenen Boards in Microsoft Planner, um Aufgaben zu erstellen, zu verwalten oder mit anderen zu teilen? Hierfür gibt es jetzt die Lösung von Microsoft: die Planner App für Teams.

Die Planner App für Teams wird Sie in Zukunft dabei unterstützen, Ihre Aufgaben an einer Stelle zu verwalten und einfacher aktuell zu halten.

Diese App führt die Aufgaben aus zwei Datenquellen zusammen: Microsoft To Do für Ihre eigenen Aufgaben und Microsoft Planner für die Aufgaben, die Sie mit Ihren Kollegen teilen. Die Aufgaben beider Arten können in unterschiedlichen Ansichten aufgerufen und auch bearbeitet werden.

Planner App für Teams öffnen
Planner App für Teams Navigation innerhalb der App

Die Planner App erreichen Sie in Microsoft Teams über die linke Symbol-Navigation Weitere hinzugefügte Apps.

Die App besteht aus zwei Bereichen, welche die Navigation innerhalb der App bilden:

  • Meine Aufgaben (Microsoft To Do)
  • Gemeinsam genutzte Pläne (Microsoft Planner)

Meine Aufgaben

Unter Meine Aufgaben (Microsoft To Do) sind standardmäßig vier Ansichten bereitgestellt, die Ihnen sowohl Ihre Aufgaben aus To Do, als auch aus Planner anzeigen. Diese Ansichten können Sie einfach nach Fälligkeitsdatum oder Priorität sortieren oder auch filtern. Abgeschlossene Aufgaben verschwinden, sobald Sie sie entsprechend markiert haben, können aber immer noch angezeigt werden. Natürlich können Sie auch neue To Do- oder Planner-Aufgaben erstellen.

Der Bereich Meine Aufgaben besteht aus folgenden festen Unterpunkten:

  • In To Do werden ausschließlich Aufgaben aus Microsoft To Do dargestellt. Neue Aufgaben werden entsprechend in To Do gespeichert.
Planner App für Teams Notizen hinzufügen

To Do-Aufgaben: per Doppelklick auf die Aufgabe können Sie Details wie Notizen hinzufügen oder eine Checkliste pflegen.

Planner App für Teams Aufgaben pflegen

Aufgaben pflegen: Sie können einige Eigenschaften der ausgewählten Aufgabe direkt über das Menüband oder über die drei Punkte am Ende der Zeile ändern. Bei Planner-Aufgaben stehen mehr Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung

  • In Wichtig werden Aufgaben aus To Do oder mir zugeordnete Aufgaben aus Planner dargestellt, die als wichtig oder dringend markiert sind.
    Neue Aufgaben speichern Sie wahlweise in To Do oder Planner, und sie werden entsprechend als wichtig markiert.
  • In Geplant werden Aufgaben aus To Do oder mir zugeordnete Aufgaben aus Planner dargestellt, die ein Fälligkeitsdatum haben.
    Neue Aufgaben speichern Sie wahlweise in To Do oder Planner. Das Fälligkeitsdatum wird dabei standardmäßig auf das aktuelle Datum gesetzt.
Planner App für Teams Wichtig und Geplant Ansicht

In den Ansichten Wichtig oder Geplant können Sie beim Erstellen einer Aufgabe entscheiden, ob diese in Ihre To Do-Liste oder in einem Plan in Microsoft Planner erstellt werden soll.

  • In Mir zugewiesen werden die Aufgaben dargestellt, die Ihnen in Planner-Plänen zugeordnet wurden.
    Neue Aufgaben müssen Sie zwingend einem bestehenden Plan in Microsoft Planner zuweisen.
  • Alle weiteren unteren Navigationspunkte sind die Aufgaben-Listen, die Sie in Microsoft To Do erstellt haben. Alle neuen Aufgaben, die Sie dort erstellen, werden in der entsprechenden Liste in To Do gespeichert.

Aufgaben teilen über Planner-Pläne

Unter Gemeinsam genutzte Pläne (Microsoft Planner) bekommen Sie eine Übersicht Ihrer aktiven Teams, in welchen mindestens ein Plan in Microsoft Planner vorhanden ist. Erweitern Sie das Team, um die enthaltenen Planner-Pläne einzublenden und öffnen zu können.

Sie sehen dann alle Aufgaben des Plans in Microsoft Planner, nicht nur die, welche Ihnen zugewiesen sind. Es stehen viele Filter- und Gruppierungsmöglichkeiten zur Verfügung, um anhand von den vier verfügbaren Ansichten (Lists, Board, Charts, Schedule) die gewünschte Darstellung zu realisieren.

Planner App für Teams Filter- und Gruppierungsmöglichkeiten

Zusätzlich zu diesen Darstellungen besteht ebenfalls die Möglichkeit, Aufgaben zu dem Plan in Microsoft Planner hinzuzufügen oder bestehende Aufgaben zu pflegen.

Teams App Planner Eigenschaften ändern

Sie können einige Eigenschaften der ausgewählten Aufgabe direkt über das Menüband oder über die drei Punkte am Ende der Zeile ändern. Ein vollständiges Formular erreichen Sie allerdings nur per Klick auf den Aufgabentitel.

To Do-Listen oder Planner-Pläne mit wenigen Klicks erstellen

Aus der Planner-App können nicht nur neue Aufgaben erstellt werden, sondern auch ganze To Do-Listen oder Pläne in Microsoft Planner. Nachdem Sie auf die Schaltfläche + Neue Liste oder Plan geklickt haben, können Sie als Speicherort zwischen Meine Aufgaben (also To Do) oder einem Team auswählen. Bei der Wahl eines Teams wird ein Plan in Microsoft Planner erstellt und Sie werden aufgefordert einen Kanal zuzuordnen.

Planner App für Teams To Do Listen und Planner-Pläne erstellen

Hinweise

Die Teams-App Planner wird aus technischen Gründen erstmal weiterhin Planner genannt, soll aber künftig in To-dos (Tasks) umbenannt werden.

Die E-Mails, die Sie in Microsoft Outlook als Aufgaben markiert haben (Gekennzeichnete E-Mails (Flagged email) werden in der Teams-App Planner nicht angezeigt. Sie können aber weiterhin mit der Microsoft 365-App To Do synchronisiert werden.

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