Wie die Zeit vergeht – Tipps für effizientes Zeitmanagement
“Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.” Dieses vom römischen Philosophen Lucius Annaeus Seneca stammende Zitat zeigt, dass der Umgang mit “Zeit” keineswegs eine neuzeitliche Erfindung ist. Menschen beschäftigen sich seit jeher mit diesem Thema.
Im Laufe der Jahrhunderte hat sich der Wert der Zeit und unser Verhältnis dazu grundlegend verändert. Unsere moderne Arbeitswelt ist geprägt durch eine Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben, der permanenten Anpassung an Veränderungen sowie einer zunehmenden digitalen und vernetzten Kommunikation und Zusammenarbeit. Um nicht den Überblick zu verlieren, ist ein gutes Zeitmanagement unabdingbar.
Doch wie funktioniert gutes Zeitmanagement? Sollten wir nicht vielmehr von Selbstmanagement sprechen? Denn letztendlich ist es nicht die Zeit, die wir beeinflussen, sondern nur uns selbst und unsere Arbeitsweise.
In unserem Beitrag stellen wir Ihnen Möglichkeiten vor, wie Sie das eigene Selbst- und Zeitmanagement optimieren können, um Ihren Arbeitsalltag künftig noch effektiver zu gestalten.
Priorisieren
Bevor Sie überhaupt mit der Arbeit beginnen, ist es wichtig zu erkennen welche Aufgaben, die wichtigsten sind. Nur so können Sie abwägen, wie viel Zeit einer Aufgabe zustehen sollte. Dadurch schaffen Sie sowohl einen Aufgabenplan als auch eine Erfolgskontrolle. Methoden, wie die ABC-Analyse und das Eisenhower-Prinzip können dabei unterstützen.
Abwägen
Hinterfragen Sie immer wieder, ob Sie Ihre Zeit mit den richtigen Dingen verbringen. Nur so können Sie unnötige Zeitfresser identifizieren und ausmerzen oder ihr zumindest eine niedrige Priorität zuweisen.
Zielgerichtet
Eine präzise Zielformulierung ist ein wesentlicher Faktor für gutes Zeitmanagement. Die Einteilung in kurz-, mittel- und langfristige Ziele erweist sich dabei als äußerst sinnvoll. Umfangreiche Aufgaben sollten in mehrere Teilziele zerlegt werden, damit Sie Ihr Ziel nicht aus den Augen verlieren. Beispielsweise hilft die SMART-Methode, Ihre Ziele möglichst klar und präzise finden und definieren zu können.
Ablehnen
Wenn Kollegen Sie um Hilfe bitten, ist es selbstverständlich, dass Sie unterstützen. Jedoch sollten Sie immer erst abwägen, ob Sie genügend Kapazitäten haben und im Zweifelsfall auf mal “nein” sagen.
Fokussieren
Unser Gehirn ist nicht auf Multitasking ausgelegt. Widmen Sie Ihre Aufmerksamkeit daher nur einer Aufgabe. Denn wer nach und nach seine Aufgaben erledigt, arbeitet gründlicher und am Ende auch schneller.
Beenden
Vermeiden Sie es, mehrere Aufgaben zeitgleich anzufangen. Beenden Sie jede Aufgabe, bevor Sie sich der nächsten widmen, auch wenn sie noch so klein scheint.
Im Kontext Projektmanagement kommt der Zeit- und Terminplanung ein hoher Stellenwert zu. Aber erst durch eine aussagefähige Zeiterfassung können Projekte und Ressourcen effektiv gesteuert werden. Mit SOLVIN OneTimesheet haben Sie die Möglichkeit einfach und unkompliziert Zeiten für bestimmte Tätigkeiten, Kunden und Projekte erfassen und diese in übersichtlichen Berichten darstellen und bei Mehr- oder Minderaufwänden eine Rückkopplung zur Planung herstellen.
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