Aktuell sind Chatbots mit künstlicher Intelligenz ein viel diskutiertes Thema und stehen im Fokus der Aufmerksamkeit. Auch im Projektmanagement kommen sie basierend auf großen Sprachmodellen und generativer KI bereits zum Einsatz. Doch stellt sich die Frage: Sind Chatbots, wie ChatGPT oder der Microsoft Copilot eher eine Chance oder ein Risiko für das Projektmanagement? Was können Chatbots schon heute und was könnte in Zukunft möglich werden?

6 Use-Cases zur Bewertung der Praxistauglichkeit von Microsoft Copilot:

• Die Projektbeschreibung verbessern, übersetzen oder kürzen
• Ein Bild zu meinem Projekt erstellen, auf Basis der Projektbeschreibung
• Phasen und Meilensteine für mein Projekt vorschlagen
• Einen Projektstatusbericht erstellen
• Typische Risiken zu einem Projekt erfassen, passend zum Projektinhalt
• Einen Plan zur Verminderung der Risiken auf Basis der zuvor erstellen Risikoliste erstellen

Somit können Prozesse vereinfacht und Zeit eingespart werden. Darüber hinaus können Software-Hersteller auf Basis von Microsoft Azure Open AI Services auch ohne Dialog, direkt über die Benutzeroberfläche gesteuert, gezielt Aufgaben von einer künstlichen Intelligenz erledigen lassen. Das Wissen, auf das der Chatbot dabei zurückgreift, sind im ersten Schritt öffentlich zugängige Quellen im Internet. In Unternehmen können im zweiten Schritt auch eigene Daten und Dokumente als Quelle dazu kommen und so unternehmspezifische Erkenntnisse gewonnen werden.

5 Fragen für Projektleiter und Portfolio-Manager, bei denen die KI in Zukunft helfen kann:

Trotz der beeindruckenden Fortschritte im Bereich der Chatbots mit künstlicher Intelligenz bleiben auch weiterhin Risiken bestehen. Es besteht nach wie vor die Gefahr, dass Chatbots falsche Informationen liefern oder Anfragen nicht korrekt interpretieren. Besonders bei komplexen Aufgaben ist häufig eine persönliche Kommunikation zwischen den Projektmitarbeitern erforderlich, um Missverständnisse zu vermeiden und gemeinsam Lösungen zu erarbeiten.

Um mögliche Risiken zu minimieren, verwenden wir bei der Implementierung von KI-unterstützten Prozessen eine Vorgehensweise, bei der Ergebnisse nicht direkt in Dokumente oder Datenbanken geschrieben werden. Stattdessen werden die Ergebnisse dem Benutzer zur Überprüfung und manuellen Korrektur vorgelegt, bevor sie übernommen und gespeichert werden.

Wie muss beim Datenschutz beachtet werden?

Die Azure Open AI Services und auch Microsoft Copilot laufen vollständig innerhalb der Microsoft Cloud und unterliegen so den gleichen Richtlinien zum Datenschutz, wie andere Cloud-Dienst von Microsoft. Sobald die AI-Dienste auch in den europäischen Rechenzentren von Microsoft verfügbar sind, ist der datenschutzkonforme Betrieb problemlos möglich: Unternehmensdaten, auf die die KI zugreifen kann, verbleiben im Tenant des Unternehmens.

Wie könnte eine KI-Implementierung in Ihrem Unternehmen aussehen?

Damit künstliche Intelligenz im Unternehmen ihre Wirkung entfalten kann, muss das Unternehmen bereit für Veränderungen sein. Dabei geht es nicht nur um die technische Verfügbarkeit und Bereitstellung der KI, sondern auch um organisatorische und kulturelle Aspekte.

Im SOLVIN KI Assessment Workshop beleuchten wir gemeinsam unterschiedliche Aspekte und erstellen eine individuelle Roadmap für eine Implementierung, die Ihre Projektorganisation in der Ausgangslange abholt und weiterführt.