Der Project Online-Exit: Ihre Chance für modernes PPM

Microsoft Project Online läuft aus

Microsoft hat offiziell angekündigt, Project Online zum 30. September 2026 abzuschalten. Für Unternehmen, die ihre Projektlandschaft noch mit Project Online betreiben, bedeutet das: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, den Umstieg zu planen. Die gute Nachricht: Mit den neuen Microsoft-Tools rund um Microsoft Planner mit Premium-Plänen und der Power Platform eröffnen sich deutlich modernere und offenere Möglichkeiten, Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) zukunftssicher aufzustellen.

Von Project Online zur neuen Microsoft PPM-Welt

Ein Blick zurück auf Project Online – Project Online besteht aus drei Kernkomponenten:

• Project Desktop-Client für detaillierte Termin- und Ressourcenplanung
• Project Web App (PWA) für eine umfassende PPM-Governance, Reporting, Portfolioanalyse und begleitende Prozesse
• Cloud-basierte Inhaltsdatenbank für Speicherung aller relevanten Projekt- und Ressourcendaten und Reporting

Die Herausforderungen dieser Kernkomponenten ist ein „statischer Kern“, welcher nur eingeschränkte Anpassungen zuließ und Erweiterungen sehr aufwändig gestaltete.

Mit Microsoft Planner mit Premium-Plänen geht Microsoft nun einen neuen und modernen Weg, weg von einer komplexen und sehr detaillierten Projektplanung hin zu mehr Zusammenarbeit im Team, Transparenz, Flexibilität und der Möglichkeit einer nahezu unbegrenzten Individualisierung und Anpassung.

Microsoft Planner mit Premium-Plänen und die Power Platform ist kein direkter Nachfolger von Project Online, sondern steht für ein völlig neues und dynamischen Planen und Steuern im Projekt- und Portfoliomanagement.

Die Arbeitsweise des neuen Planner mit Premium-Plänen

Microsoft Planner mit Premium-Plänen stellt eine umfassende Weiterentwicklung des bekannten Microsoft Planner dar, welcher nur überschaubare Funktionen agile Funktionen bietet. Der neue umfänglichen Planner mit Premium-Plänen positioniert sich wie folgt:

• intuitive Planungsfunktionen für Aufgaben und Tätigkeiten
• tiefe Integration in Microsoft Teams
• Speicherung aller Daten im Dataverse
• Reporting-Möglichkeiten über Power BI
• Perspektive auf Copilot-gestützte Assistenz
• Großteil der Feature anpassbar und erweiterbar per Power Platform

Allerdings verzichtet der Planner mit Premium-Plänen bewusst auf alte und sehr komplexe Standard-Funktionen, die Anwender aus Project Online gewohnt sind, z. B. projektübergreifende Abhängigkeiten, Ressourcenmanagement, Governance-Workflows, Zeiterfassung, Portfolioanalyse oder ein erweitertes Reporting.

Mehr machen aus Planner mit Premium-Plänen mit Dataverse und Power Platform

Der neue Planner mit Premium-Plänen basiert auf Dataverse, einer leistungsfähigen und offenen Datenplattform, die direkten Zugriff auf nahezu alle Planner-Daten und -Funktionen ermöglicht. Dadurch lassen sich Informationen nicht nur deutlich detaillierter erfassen und verwalten, sondern auch flexibler auswerten. In Kombination mit der Power Platform entsteht eine Lösung, die nahezu unbegrenzt erweiterbar ist – weit über die festen Grenzen des klassischen Project hinaus.

• Detailliertere Plandatenerfassung und -verwaltung – Projekte, Aufgaben und Ressourcen lassen sich deutlich granularer abbilden.
• Direkter Zugriff auf Planner-Daten in Dataverse – erleichtert Analysen, Reports und Schnittstellen zu anderen Applikationen
• Nahtlose Erweiterung durch die Power Platform – Workflows, Automatisierungen und individuelle Apps uvm. sind schnell umsetzbar.
• Offene Plattform statt starrem System – Anpassungen und Integrationen sind deutlich einfacher als im alten Project.

Anmerkung: Planner mit Premium-Planen baut auf der offenen Microsoft-Welt mit Power Platform und Dataverse auf. Diese Technologien sind in vielen Unternehmen bereits bekannt und oft im Einsatz sind. Gerade im Kontext des Microsoft-Citizen Development-Ansatzes eröffnen sich damit völlig neue Möglichkeiten, auch geschäftskritische Prozesse eigenständig zu digitalisieren und bestehendes Know-how optimal zu nutzen.

Ein möglicher Microsoft-orientierter Lösungsansatz – Open Solution mit offenen Templates

Mit Planner mit Premium-Plänen, der Power Platform und der Datenbasis Dataverse lassen sich wie beschrieben komplexe Lösungen entwickeln, die in ihrem Leistungs- und Funktionsumfang eine wertige Alternative zu Project Online sein können. Fraglich ist, ob Unternehmen jetzt von null an auf Planner setzen und sich die dazugehörige Tool-Plattform selbst entwickeln – oder möglicherweise bereits auf Vorhandenes aufsetzen.

Im Microsoft-Kontext gibt es hierzu zwei Varianten:

• Proprietäre PM- und PPM-Plattform
  Verschiedene Anbieter haben sich in den vergangenen Jahren klar positioniert und unter anderem auf der Basis der Power Platform und Pro-dev-Code eigene PM- und PPM-Tools entwickelt, für einen schnellen Start auf einer soliden Plattform.
• Open Solution für Microsoft PM und PPM
  SOLVIN nutzt zu 100% auf Microsoft-Standards und hat ein offenes Template für Projekt- und Portfoliomanagement entwickelt, kein Produktkern, sondern pure Microsoft-Apps, erweitert mit offenem No-code/Low-code der Power Platform für einen zügigen Start in die neue Microsoft PPM-Welt, flexibel, anpassbar, beraterunabhängig

Für die Project Nachfolge bieten sich also direkt zwei Alternativen der neuen Microsoft-Welt an, proprietär solide, eine Software die Microsoft-Technologie und teilweise den Planner mit Premium-Plänen nutzt oder ganz im Standard z.B. eine sogenannten Open Solution.

Dieser offene Ansatz lässt sich wie folgt definieren:

• Open-Solution-Ansatz: 100 % Microsoft-Standard, keine proprietären Tools, keine Lizenzmiete sondern, einmalige Lizenzkosten.
• Einsetzbar in zwei Varianten:
  1. PPM IC Lean – die schlanke Version für einen schnellen, einfachen Einstieg, vergleichbar in vielen Features mit den Project Online Web-App-Komponenten
  2. PPM IC Vollversion – Umfängliche PM und PPM mit einem durchgängigem Projektlebenszyklus von der Idee über die Projektbewertung und Auswahl bis zur Planung und Steuerung und vielen weiteren Funktionen
• Fokus unter anderem auf durchgängige PM- und PPM-Prozesse, verschiedenste Projekttypen, aussagekräftige Projektformulare, Genehmigungs-Workflows, Risiko- und Changemanagement, Reporting, Ressourcensteuerung, Zeiterfassung uvm.

Beide Lösungsansätze, proprietär als Produkt und auf teilweiser Basis von Microsoft PPM, als auch der Open-Solution-Ansatz mit dem SOLVIN PPM IC können zeigen eine klare Perspektive für ein zukunftsfähiges Projekt- und Portfoliomanagement auf Basis von Microsoft PPM.

Der Funktionsvergleich:

Was kann Project Online, was bietet der Planner mit Premium-Plänen und was lässt sich erweitern?

Die folgende Übersicht zeigt, welche zentralen Feature von Project Online mit Planner mit Premium-Plänen und erweitert auch über den Open Solution-Ansatz im 100%-Microsoft-Standard mit dem PPM IC abbildbar sind:

Ein Ausblick, Perspektiven und mögliches Vorgehen in eine neue Microsoft PPM-Welt

In den vergangenen Jahren hat SOLVIN als Microsoft Partner viele Kunden beim Wechsel von Project Online in die neue Microsoft PPM-Welt begleitet. Mit diesem erfolgreichen und bewährten Good-Practice hat SOLVIN ein strukturiertes und nachhaltiges Vorgehensmodell für den Umstieg von Project Online auf das neue Microsoft PPM unter Einsatz des Planner mit Premium-Plänen, der Power Platform und auf Basis von Dataverse realisiert.

Unsere Idee, kurz beschrieben, für ein erfolgreiches schrittweise Vorgehen in einem begrenzten Zeitrahmen bis zum 30. September 2026:

• Schlanke und pragmatische Konzeption für ein zukunftsfähiges Projekt- und Portfoliomanagement, Modernisierung und Vereinfachung von Prozessen statt 1:1-Kopie
• Bewertung neuer Features und gezielter Ausbaupotenziale auf Basis von Dataverse und Power Platform - gemeinsam mit Ihnen entwickelt, im 100% offenen Microsoft-Standard oder auch…
• … mit dem konsequenter SOLVIN Open-Solution-Ansatz PPM IC, begleitet mit einem offenen Wissenstransfer – sie entscheiden selbst, ob Sie selbst Ihre Lösung mit Microsoft weiterentwickeln oder auf einen leistungsfähigen und kompetenten Partner setzen.
• Zukunftssichere Integration mit Teams, Power BI und Copilot

Anmerkung: Mit einem Umstieg auf neue Plattformen stellt sich die Frage nach einer durchgängigen Datenmigration von Project Online auf eine neue Plattform. SOLVIN unterstützt bei der Migration aus der Project Online-Content-DA, um vorhandene Projekte, Ressourcen und Strukturen gezielt zu übernehmen. So gehen keine wichtigen Informationen verloren.

Mögliche Alternative: Project Server Subscription Edition

Für Unternehmen, die weiter auf Microsoft Project Desktop und Project Web Apps setzen möchten, besteht die Möglichkeit, auf die Project Server Subscription Edition zu migrieren. Diese Lösung wird von Microsoft derzeit bis 2031 unterstützt und kann on Premises oder in der Azure Cloud betrieben werden.

Anmerkung: Dieser Weg bedeutet mehr Aufwände für Infrastruktur, Administration und Aufwand. Eine wirkliche Zukunftsfähigkeit ist grundsätzlich eher mit moderne Cloud-Ansätze und im Microsoft-Kontext natürlich mit Planner mit Premium-Planen und der Power Platform zukunftssicherer und flexibler zu erreichen.

Fazit und Angebot: Zukunft gestalten mit SOLVIN

Der Abschied von Project Online ist kein Risiko, sondern eine Chance. Mit Planner Premium, der Power Platform und dem SOLVIN PPM Integration Center entsteht ein schlankes, modernes und flexibles Projekt- und Portfoliomanagement, das Unternehmen langfristig stärkt.

Ob als Lean-Version oder als Vollausbau – SOLVIN begleitet Sie mit fast 30 Jahren Erfahrung im Microsoft PPM-Umfeld. Gemeinsam entwickeln wir ein System, das Prozesse vereinfacht, Daten nutzbar macht und Ihre Organisation fit für die Zukunft des Projektmanagements macht.