Trotz technischer und methodischer Unterstützung, hoch standardisiertem Vorgehen und zertifizierten Ausbildungsmodellen scheitern Projekte immer wieder. Zahlreiche Studien, darunter auch der viel zitierte CHAOS Report der Standish Group beschäftigen sich mit qualitativen und quantitativen Faktoren für Erfolge und Misserfolge. Unklare Ziele, fehlende Ressourcen oder Unterstützung, sind jedenfalls gängige Gründe, warum Projekte quer durch sämtliche Wirtschaftssektoren misslingen.

Damit Sie sich nicht fragen müssen, warum Ihr Vorhaben scheitert, die Kosten sprengt oder nicht die erwarteten Ergebnisse liefert, haben wir hier die wichtigsten Tipps für erfolgreiches Projektmanagement zusammengestellt.

1. Greifen Sie zur passenden Methode

• Bewerten Sie den Charakter Ihres Projekts
• Nutzen Sie die Stärken geeigneter Methoden
• Wählen Sie Flexibilität oder Regulation

Projekte sind vielseitig, ebenso das Portfolio an Projektmanagement-Methoden. Die gängigsten von ihnen werden bereits in digitaler Form abgebildet und stehen innerhalb einer Projektmanagement-Software zur Verfügung. Dennoch sollten Sie Sinn und Stärken der Methoden kennen, um den größtmöglichen Nutzen daraus zu ziehen. Dazu stellen wir Ihnen hier drei Methoden und ihre Prinzipien vor, um mit ihrer Hilfe den Projekterfolg zu unterstützen.

Unsere Tipps, wie Sie die richtige Projektmanagement-Methode für Ihr Projekt finden, finden Sie in diesem Artikel.

Meilensteintrendanalyse

Die sehr einfache Methode stellt einen Soll-Ist-Vergleich zwischen geplanten und tatsächlichen Meilensteinterminen dar. Zweck der Methode ist es, Trends zu identifizieren und Abweichungen rasch zu erkennen. Nachteil der Methode ist die fehlende Berücksichtigung der Abhängigkeiten zwischen den Meilensteinen untereinander. Sie ist deshalb eher für wenig komplexe Projekte, mit gut planbaren, sequentiellen Abläufen geeignet.

Risikoregister

Je größer Ihr Projekt ist, desto schwieriger ist es, den Überblick zu behalten. Probleme in der Kommunikation, Verzögerungen im Zeitplan oder höhere Gewalt können Ihr Projekt beeinträchtigen oder zum Fall bringen. Mithilfe des Risikoregisters werden mögliche Faktoren dokumentiert und überwacht, um möglich negative, aber auch positive Auswirkungen zu identifizieren und abzufangen.

Ein Risikoregister zu führen, bedeutet allerdings einen hohen und stetigen Aufwand. Ebenso ist es schwierig, Risiken und ihre reelle Gefahr für das Projekt, richtig einzuschätzen.

Agiles Projektmanagement

Der Vorteil von agilem Projektmanagement liegt in der sehr flexiblen und dynamischen Beschaffenheit, die vor allem risikoreiche und hoch innovative Ergebnisse begünstigt. Flache Hierarchien, direkte Kommunikationswege und kurze Umsetzungszyklen die Zwischenergebnisse bereits an den Kunden ausliefern, sind Teil der Managementmethode.

Agile Projektführung umfasst grundsätzlich das ganze Vorhaben und gilt als flexibleres Konzept zum klassischen Projektmanagement. Agiles Vorgehen ist aber auch phasenweise möglich und kann, durch darauf aufbauende Methoden wie Scrum oder Kanban angewandt werden.

Der sehr flexible Ansatz birgt allerdings den Nachteil, Prozesse und Ressourcen nur gering vorplanen zu können. Des Weiteren lässt sich der agile Charakter kaum in traditionell geprägten Organisationen oder bei stark regulativen Vorgaben anwenden.

2. Setzen Sie auf transparente Steuerung 

• Dokumentieren Sie den Projektstatus in regelmäßigen Abständen
• Sorgen Sie für transparente Kommunikation
• Scope Creep lässt sich nicht immer vermeiden aber bewerten

Um ein Projekt zielführend zu leiten, müssen alle Stellschrauben kontinuierlich beurteilt werden. Das bedeutet auch, Zwischenergebnisse mit vordefinierten Zielen abzugleichen und diese mit allen Beteiligten (intern und extern: Kunde bzw. Auftraggeber, Team und Management) zu besprechen.

Ressourcenengpässe, Fehlkalkulationen oder auch unterschiedliche Auffassungen werden so wesentlich rascher behandelt. Dokumentieren Sie deshalb in regelmäßigen Abständen den aktuellen Projektstatus und diskutieren Sie aktuelle Herausforderungen und unmittelbar anstehende Arbeitsschritte.

Vor allem bei Änderungen im Projektumfang, bzw. zusätzlichen Anforderungen im Projektverlauf haben Sie die schwere Aufgabe, Ihr Projekt im Gang zu halten und systematisch über den weiteren Verlauf zu entscheiden. Äußern Sie deshalb auch Kritik, sofern Sie damit auf ein positives Projektergebnis abzielen können und gleichzeitig Ihrer Rolle als Projektleiter gerecht bleiben.

Der Begriff Scope Creep veranschaulicht außerdem die gebräuchliche Tendenz zu spontanen und nachträglichen Erweiterungen im Projektbusiness. Das führt dazu, dass Produkte, die zu Beginn mit fünf wesentlichen Funktionen geplant wurden, irgendwann sieben und dann plötzlich zehn aufweisen sollen. Aber nicht nur Änderungen durch den Kunden, auch Fehlkommunikation oder intransparente Steuerung sind Auslöser für Verzögerungen und Überschreitungen im Projektplan. Scope Creep ist deshalb nicht gänzlich vermeidbar und ein Thema, worauf sich jeder Projektleiter einstellen sollte.

Gehen Sie deshalb besonders bewusst mit geänderten Anforderungen und Zielen um und planen Sie den adaptierten Verlauf weiterhin deutlich und durchsichtig.

3. Sichern Sie sich ein gesundes Ökosystem

• Der Wille führt zum Erfolg
• Sichern Sie sich Ihren eigenen Rückhalt
• In markanten Situationen sind Sie die Schnittstelle

Auch ein aufgeschlossenes und positives Umfeld, ist ein wesentlicher Baustein für erfolgreiches Projektmanagement. Sind wichtige Entscheider nicht vom Erfolg eines Projekts überzeugt, sollten ihre Zweifel unbedingt berücksichtigt werden.

Als Projektleiter haben Sie außerdem einen besonders starken Einfluss auf den Erfolg des Vorhabens und sind zugleich auf Vertrauen und Rückhalt Ihrer Organisation angewiesen. Um Ihren Auftrag zu erfüllen, Entscheidungen zu treffen und Verhandlungen zu führen, müssen Sie deshalb Rat und zusätzliche Kompetenzen einfordern können. Ein direkter Ansprechpartner im Management ist hier nicht unwesentlich und hilft Ihnen, Ihre Rolle weiter zu etablieren.

In Konfliktsituationen sind Sie außerdem als funktionstüchtige Schnittstelle zwischen Kunden, Management und Projektteam gefragt und somit Teil des Sicherheitsnetzes für ein gesundes Projektumfeld.

Ein weiterer Nährboden für ineffizienten Projektverlauf ist andauernde Demotivation im Team. Fördern Sie deshalb das Ökosystem Ihres Projekts auch mithilfe eines motivierten Teams. Berechenbare Entscheidungen, gute Kommunikation und die Wertschätzung der Leistungsfähigkeit, schaffen ebendiese Rahmenbedingungen.

4. Arbeiten Sie mit dem richtigen Projektmanagement-Tool

• Aufgabenmanagement per Klick
• Effiziente Zusammenarbeit der Teams
• Digitale Projekt-Schnittstelle

Haben Sie die richtigen Werkzeuge bei der Hand, unterstützen Sie damit einfach gesagt auch die Fertigstellung des Werkstücks. Mithilfe von Projektmanagement-Software halten Sie selbst bei komplexen Projekten die Fäden in der Hand und gewähren sich einen aktuellen Blick in Status, Ressourcen und Erfolg. Schneller Austausch von Informationen und klare Strukturen stehen bei gängiger Software ebenfalls auf der Habenseite.

In der Regel besteht Ihr Stack an Projektmanagement-Software nicht aus einer einzigen Anwendung sondern aus einem Zusammenspiel unterschiedlicher Tools mit variablen Aufgaben:

• Organisation sämtlicher Projektmanagement-Prozesse
• Kollaboration und Kommunikation
• Darstellung der Projektabläufe
• Überwachung der Meilensteine und Projektziele
• Verteilung der Arbeitspakete
• Visualisierung der Ressourcenauslastung
• Dokumentenmanagement und Projektdokumentation
• Zeit- und Spesenerfassung
• Projektabrechnung
• Mobiler Zugriff

Damit sich diese Tools zum digitalen Projektassistenten etablieren, müssen sie aber auch aktuell gehalten werden. Eine hohe Akzeptanz ist deshalb genauso erforderlich, wie adäquate Bedienung von jedem einzelnen Projektmitarbeiter. Berücksichtigen Sie deshalb rechtzeitig entsprechende Maßnahmen, sollten Sie gerade ein frisches Technologie-Stack einführen.

Welche Komposition an Tools Sie für Ihr Projekt brauchen, sollten Sie ebenfalls zeitgereicht, vor allem aber sehr individuell abwägen. Je nach Projektumfang und Häufigkeit stehen dafür stimmige Lösungen am Markt bereit.

• Schaffen Sie gemeinsame Perspektiven
• Nehmen Sie sich ausreichend Zeit
• Sorgen Sie für klare Strukturen und Zuständigkeiten

Lange bevor der Startschuss für ein Projekt fällt, muss der Auftrag auf Herz und Nieren geprüft werden. Konkret werden dabei die Idee und ihre Motivation und die meist noch wage definierten Ziele auf Projekttauglichkeit geprüft. Unrealistische Vorhaben sollten im besten Fall bereits an dieser Stelle aufgedeckt werden.

Nehmen Sie sich für diesen Schritt unbedingt ausreichend Zeit. Planen Sie schriftlich und vor allem eindeutig, schaffen Sie Transparenz und klären Sie die Erwartungen auf allen Ebenen. Wissen Sie bereits, welches Team Sie für die Umsetzung in Betracht ziehen und auf welche Kommunikationsstrategien Sie angewiesen sind? Gibt es Vergleichsprojekte, aus denen Erfahrungswerte abgerufen werden können? Nutzen Sie jeden Input für eine stabile Projektplanung.

Stellen Sie damit Ihr Vorhaben als theoretisches Modell auf die Beine, dass Aussagen über Ziele und Nicht-Ziele exakt treffen lässt. Den Mehraufwand, den Sie durch Planungspräzision leisten, holen Sie im weiteren Projektverlauf garantiert wieder auf. Hingegen haben schlechte oder zu kurze Planung, den Misserfolg eines Projekts meist schon vorprogrammiert.

Fazit

Um dem neuen Wertschöpfungsstandard nachzukommen, wird immer mehr Arbeit in Form von Projekten umgesetzt, Projekte benötigen allerdings viel Organisation, Fachkenntnis und Disziplin um ihren Erfolg zu begünstigen. In Ihrer Rolle als Projektleiter sind Sie automatisch mit diesen Aufgaben konfrontiert und jonglieren mit vielen Faktoren, um einen Misserfolg auszuschließen. In immer schneller wandelnden Umfeldern (Stichwort VUCA) ist es als Projektleiter erforderlich, die beste Methode zum richtigen Zeitpunkt zu wählen. Werkzeuge wie die Stacey Matrix können Sie bei der Entscheidungsfindung sehr sinnvoll unterstützen. Zudem sind sorgfältige Planung, regelmäßige Dialoge und Unterstützung durch das richtige Softwarepaket wesentliche Maßnahmen, die wir Ihnen hier aufgezählt haben. Letztlich führen aber auch der Wille aller Beteiligten, und darauf ausgerichtetes Handeln, zum Erfolg eines Projekts, das Ziele erreichen lässt oder sie übertrifft.

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