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Microsoft Project Server

Microsoft Project Server ist mit der Version 2013 erwachsen geworden. Dennoch ist der Standpunkt, dass es sich mit Microsoft Project nur um ein reines „Balkenschieberprogramm“ handelt, mit dem kein ernsthaftes Projekt- und Portfoliomanagement betrieben werden kann, weit verbreitet. Das Gegenteil ist der Fall. Gerade durch den Einsatz des Microsoft Project Servers lässt sich ein vollständiger Projektlebenszyklus abbilden. Überzeugen Sie sich selbst. Wir stellen Ihnen die aktuelle Version 2013 in der On Premise und der Cloud-Version vor. Und wir geben Ihnen einen Ausblick auf die neue Version 2016.

Microsoft Project Server 2013

Komponenten

MS Project Server

Microsoft Project Professional:
Microsoft Project dient dem Erstellen und erweiterten Bearbeiten von Projekten mit einem sogenannten Rich-Client, der auch eine Offline-Bearbeitung der Daten zulässt. (Anmerkung: Microsoft Project kann auch als „Click to Run“ Variante ohne lokale Installation aus der Cloud betrieben werden.)

Microsoft Project Web App:
Über diesen Web-Client können alle Projektbeteiligten einer Organisation rechteabhängig auf die relevanten Informationen zugreifen und Funktionen des Projektantragswesens und des Portfoliomanagements nutzen. Hier können Projekte erstellt und bearbeitet werden. Allerdings ist der Funktionsumfang im Gegensatz zum Rich-Client immer noch eingeschränkt, kann aber z. B. für die Rolle eines Teilprojektleiters durchaus ausreichend sein.

Microsoft Project Server:
Der Microsoft Project Server dient als zentrale Datenbank für alle Projekt- und Ressourceninformationen. Über den Server wird auch die Organisation realisiert, z. B. bei der Verwaltung von Rechten. Der Microsoft Project Server basiert auf einem Microsoft SQL Server. Dadurch lässt sich der Microsoft Project Server beliebig an Drittsysteme, z. B. SAP anbinden.

Microsoft SharePoint Server:
SharePoint erfüllt im Microsoft PPM-Umfeld diverse Aufgaben. Hierzu gehört unter anderem die Bereitstellung der webbasierten Oberfläche für die Microsoft Project Web App. Hinzu kommt die Bereitstellung und Verwaltung von Prozessen aller projektbegleitenden Informationen und Dokumente.

Demand Management

Ideen oder Projektanträge lassen sich sowohl in Microsoft SharePoint als auch in Microsoft Project Server anlegen. Hierfür können individuelle Workflows, z. B. auf Basis von Nintex oder dem SharePoint-Designer genutzt werden. Zur Informationserfassung können z. B. flexibel Formulare auf Microsoft SharePoint-Basis erstellt werden.

Demand Management

Der Prozess für die Erfassung eines Projektantrags kann sich folgendermaßen beispielhaft gestalten:

  • Aufruf des Projektantragsformulars über die Microsoft Project Web App
  • Erfassen von Daten für die Detaillierung des Projektantrags
    – Vorschlagszusammenfassung
    – Vorschlagsdetails
    – Grobe Terminplanung und Meilensteine
    – Kosten des avisierten Projekts
    – Strategische Auswirkungen des Projekts
  • Übergabe des Projekts nach Genehmigung zur Prüfung an das Projektportfoliomanagement

Alle Prozessschritte lassen sich mit Hilfe des Microsoft SharePoint Servers beliebig anpassen und erweitern. Auf dieser Basis kann ein einfaches Anforderungsmanagement z. B. auch in Richtung eines Ideenmanagements realisiert werden. Die Anpassungen bauen in der ersten Instanz auf einer einfachen Oberflächen-Administration auf. Weitere Anpassungen können mit dem Microsoft Visual Studio realisiert werden. So gesehen können bereits in den ersten Projektphasen Prozesse nach PRINCE2®, PMI etc. umgesetzt werden.

Anmerkung:
Projektideen können auch direkt in Microsoft SharePoint angelegt werden und je nach Einstellung erst im nächsten Prozessschritt zum Microsoft Project Server übergeben werden.

Portfoliomanagement

Es gilt nicht nur Projekte erfolgreich zu planen und zu steuern, es müssen auch die richtigen Projekte für eine Realisierung ausgewählt werden. Hierfür stellt der Microsoft Project Server ein komfortables Projektportfoliomanagement bereit. Hinterlegt werden z. B. strategische Ziele (KPIs), vorhandene Ressourcen-Skills und deren Verfügbarkeiten sowie Budgets für zu realisierende Projekte. Diesen Rahmendaten werden Ideen oder Projektanträge gegenübergestellt. Mit dem Microsoft Project Server können nun verschiedene Szenarien zur Bewertung und für eine mögliche Entscheidung zur Projektauswahl durchgespielt werden. Im Vorfeld einer Portfoliobewertung werden im Microsoft Project Server die möglichen Strategien der Abteilungen oder des Unternehmens erfasst.

Portfoliomanagement 1

Der Prozess des Projektportfoliomanagements kann folgendermaßen beispielhaft abgebildet werden:

  • Aufruf des Projektportfoliomanagements über die Microsoft Project Web App
  • Aufbau eines Szenarios und Auswahl der beteiligten Projektanträge
    – Überprüfung der Projektvorschlagsbewertungen in Bezug auf die Auswirkungen auf Geschäftsziele und Strategie
    – Analyse auf Basis der Kosteneinschränkung
    – Analyse auf Basis der Ressourceneinschränkung/Ressourcenverfügbarkeit
    – Feinabstimmung der Portfolioselektion durch Portfoliomanager
  • Freigabe des Portfolios für die Übergabe der Projektanträge an das operative Projektmanagement (Übergabe an Microsoft Project zur operativen Bearbeitung)
Portfoliomanagement 2
Portfoliomanagement 3
Portfoliomanagement 4
Portfoliomanagement 5

Alle Prozessschritte lassen sich anpassen und erweitern. Durch die zentrale Datenbasis des Microsoft Project Servers basierend auf dem Microsoft SQL Server können die Daten des Projektportfoliomanagements flexibel für ein umfangreiches Berichtswesen und für den Austausch mit Drittsystemen, z. B. SAP verwendet werden.

Project & Resource Planning & Managing

Auf Basis von freigegebenen Projektanträgen bietet Microsoft Project eine leistungsfähige Basis zur Projekt- und Ressourcenplanung. Grundfunktion der Projekt- und Ressourcenplanung stehen auch in der Microsoft Project Web App zur Verfügung.

Resource Planing 1

Projekte und Ressourcen werden geplant, die Plandaten können rechteabhängig und webbasiert den Projektbeteiligten bereitgestellt werden. Die Oberfläche und Arbeitsweise ist eng an die Bedienung in Microsoft Excel angelehnt.

Resource Planing 2
  • Freie Tabellenbearbeitung: statt Dauer oder Anfangs- und Enddaten können auch einfach Textdaten erfasst werden.
  • Vorgänge können separat berechnet werden. Sollte ein Vorgang zunächst erfasst werden und nicht gleich in die Gesamtberechnung eines Projekts einbezogen werden, so kann dieser erst einmal auf manuell geschaltet werden.
  • Überlastungen von Ressourcen werden sofort angezeigt. Microsoft Project bietet mit einem „Vorgangsinspektor“ die Möglichkeit, Überlastungen zu beseitigen.
  • Für das erweiterte Ressourcenmanagement steht die Funktion Team Planer zur Verfügung, mit welcher Ressourcenzuordnungen unter Berücksichtigung von Überlastungen und Verfügbarkeiten geplant werden können. Die Bedienung erfolgt – wie aus Microsoft Office bekannt – über Menübänder (Ribbons).
Resource Planing 3

Nach erfolgreichem Abschluss der Planungsphase kann mit Microsoft Project, in Anbindung an den Microsoft Project Server, die Phase der Projektrealisierung starten. Hierfür stehen vielfältige Funktionalitäten zur Verfügung. Vorgänge können an Projektmitarbeiter per Microsoft Project Web App delegiert werden. Fortschritte können über den gleichen Weg zurückgemeldet werden. Alle relevanten Daten können per Reporting an die Projektorganisation kommuniziert werden.

Projekterstellung und Bearbeitung mit der Microsoft Project Web App

Mit der Microsoft Project Web App können Projekte erstellt und bearbeitet werden. Seit der Version 2013 können auch Basispläne erstellt und Vorgangsarten eingestellt werden.

5Web App Info

Die Oberfläche der Microsoft Project Web App und speziell die Elemente der Projektbearbeitung orientieren sich am Rich-Client. Mit der Möglichkeit der Projekterstellung und -bearbeitung in der Microsoft Project Web App können nun auch Teilprojektleiter, welche sich lediglich mit kleineren Aufgaben im Projekt beschäftigen, aktiv in die Bearbeitung von Vorgängen und Arbeitspaketen einbezogen werden. Auf diese Art kann möglicherweise auch die Zahl der bisherigen Microsoft Project-Lizenzen reduziert werden.
Einschränkungen bei der Projektbearbeitung der Microsoft Project Web App finden sich im Bereich des Ressourcenmanagements und der flexiblen Planung sowie dem Durchspielen von Szenarien:

  • Ressourcenzuordnungen können nur linear auf eine Zeitschiene eines Vorgangs zugeordnet werden.
  • Die Sichten „Vorgang: Einsatz“ und „Ressource: Einsatz“ stehen in der Microsoft Project Web App nicht zur Verfügung.
  • Der Kapazitätsabgleich steht nur in Microsoft Project zur Verfügung.
  • Das so genannte „Drag and Drop“ von Vorgängen kann in der Microsoft Project Web App nicht genutzt werden.

Project Communication & Collaboration

Für die Kommunikation und Zusammenarbeit in der Projektorganisation kann pro Projekt ein eigener Arbeitsbereich für die projektbegleitende Kommunikation und das projektbegleitende Dokumentenmanagement als Teamsite (digitales Projekthandbuch) bereitgestellt werden.

Folgende Funktionalitäten sind möglich:

  • Projektplattform für alle Projektbeteiligten
  • Bereitstellung von „Neuesten Informationen/Ankündigungen“, Terminübersichten
  • Projektplanbereitstellung (Detaillierungsgrad rechteabhängig)
  • Projektbegleitende Dokumentenbereitstellung, z. B. docx, xlsx, pdf, cad, tiff etc.
  • Dokumente können z. B. mit Metadaten gruppiert und nach Projektphasen angeordnet werden.
  • Dokumente können direkt mit Vorgängen aus dem Projektplan verknüpft werden.
  • Versionsverwaltung und Abonnieren von Dokumenten ist möglich.
  • Bereitstellung diverser Listen
  • Offene Punkte-Listen mit Überwachung und Aufgabenzuordnung
  • Risiko- und Problemmanagement, Verwaltung von Lieferumfängen (verknüpfbar mit Vorgängen)
  • Projektbegleitende Terminverwaltung
  • Teamsites können auch extern Beteiligten bereitstellt werden und eignen sich als Austauschplattform zwischen Kunden und Lieferanten.
Project Communication & Collaboration

Gerade im Themenbereich Nachhaltigkeit kommt den SharePoint Teamsites eine besondere Bedeutung zu. Ohne Teamsites wird zwar der Projektplan serverbasiert auf dem Microsoft Project Server abgelegt und verwaltet, alle anderen projektbegleitenden Informationen werden jedoch auf anderen Plattformen, z. B. ordnerbasiert abgelegt. So stehen für den Projektbeteiligten mehrere Medien für den Informationsaustausch zur Verfügung. Eine zentrale Teamsite schafft „eine“ zentrale Kommunikationsplattform für alle Beteiligten für alle relevanten Informationen.

Microsoft Project 2016

Überblick - Was ist neu?

Mitte März 2016 erschien die RTM-Version des bewährten Projekt- und Portfoliowerkzeugs Microsoft Project Server 2016. Die neue Version ist in den Varianten Project Online, sowie Project Standard und Professional und Project Server verfügbar.

Im Folgenden möchten wir Ihnen einen kurzen Überblick über die neuen Funktionen geben.

Multiple Timelines – Bessere visuelle Darstellung von Timelines

Seit Microsoft Project 2013 steht dem Projektleiter die Funktion Zeitachse zur Verfügung. Mit dieser Funktion können gezielt Vorgänge aus dem Projekt ausgewählt und in einem Zeitstrahl grafisch dargestellt werden. Dieser Zeitstrahl konnte zum Beispiel für eine Projektzusammenfassung als Grafik nach Microsoft PowerPoint übernommen werden. Nun wird die Funktion Zeitachsen in Microsoft Project 2016 weiter verbessert: Während in der noch aktuellen Version 2013 nur eine Zeitachse für das Projekt abgebildet werden kann, lassen sich in Microsoft Project 2016 bis zu 10 Zeitachsen darstellen. Dies ist z.B. sehr hilfreich, wenn grafisch für verschiedene Projektphasen jeweils unabhängig Zeitachsen dargestellt werden sollen.

Multiple Timelines 1
Multiple Timelines 2

Einfachere Installation von Project Server 2016

Erfreulich für Administratoren: Für die Installation von Project Server 2016 Preview wird keine eigenes Installationspaket mehr benötigt. Die Project Server Dateien sind schon im Installationsmedium von SharePoint 2016 enthalten. Damit kann die Project Server Service Application ohne zusätzliches Installationspaket out of of the box erstellt werden.  Dafür ist ein Installationskey erforderlich.

Technisch verschmelzen die bisherigen Inhalte der Project Server Datenbank mit der SharePoint Inhaltsdatenbank. Für die verschiedenen Project Server Tabellen und Sichten gibt es dabei 4 benannte Schemas: 

  • Arbeitsversionsdaten: pjdraft
  • Veröffentlichte Daten: pjpub
  • Berichtsdaten: pjrep
  • Archivdaten: pjver

Dabei kann auch eine einzige Inhaltsdatenbank mehrere Microsoft Project Server 2016-Instanzen beinhalten. Die Daten sind hierbei über eine entsprechende Spalte SiteID voneinander getrennt. Durch die Konsolidierung der Datenbanken kann der Aufwand für Sicherung, Wiederherstellung und Migration der Daten deutlich verringert werden.

Integration mit Power BI

Power BI ist eine Sammlung von Business Intelligence Werkzeugen, die besonders für die Erstellung von Dashboards geeignet sind. Dieser Dienst wird zur Zeit ausschließlich in der Cloud bereitgestellt, wobei die Quelle der Daten durchaus on premise gehalten werden kann. Mit den unterschiedlichen Werkzeugen können Daten modelliert, transformiert und aufbereitet werden, ohne dass tiefergehende IT-Kenntnisse erforderlich sind.

Integration mit Power BI

Power BI ist auch gut geeignet, um Projektdaten aus Fremdsystemen mit den Daten aus Project Server zu verbinden, die dann gemeinsam auf einer Plattform ausgewertet werden können. Interessant sind vor allem die Drilldown-Funktionalitäten, die es z.B. erlauben, von der Projektebene direkt auf Vorgangs- oder Zuordnungsebene zu navigieren. Besonderes Highlight ist die Q/A-Funktion, wo direkte Fragen in natürlicher Sprache an den Datenbestand formuliert werden können. Dadurch können sowohl die benötigten Felder und Filter als auch die Darstellung und Sortierung gesteuert werden. Die so erstellten Auswertungen können dann mit einem Klick an ein Dashboard angeheftet werden, so dass diese später weiterhin zur Verfügung stehen.

Integration mit Power BI

Dashboards können natürlich auch einfach mit anderen Projektbeteiligten geteilt werden, außerdem sind bereits Power BI Apps für Android, iOS und Windows Phone erhältlich, um die Anzeige der Auswertungen auf mobilen Endgeräten zu optimieren.

Ressourcenanforderung/Engagements und bessere Ressourcendarstellung

Neue Funktionen werden auch für das Ressourcenmanagement mit Microsoft Project Server 2016 bereitgestellt. Die Resource Engagements ersetzen die alte Funktion „Ressourcenplan“.

Mit „Resource Engagements“ kann der Projektleiter die Verfügbarkeit eines vorgesehenen Mitarbeiters beim zuständigen Ressourcenmanager anfragen. Die Anfrage wird hierbei direkt aus dem Projektplan in Microsoft Project 2016 gestellt.

Ressourcenanforderung
Ressourcenanforderung

Nach abgesendeter Ressourcenanfrage kann nun der Ressourcenmanager in der Microsoft Project Web App die Anfrage prüfen und gegebenenfalls freigeben. Möglich ist auch, dass der Ressourcenmanager eine alternative Ressource statt der angefragten Ressource vorschlägt.

Ressourcenauslastung

Die neue Funktion Resource Engagements ist bereits schon länger für Project Online verfügbar und ist auch in der on Premise Version enthalten. Neu ist auch die Darstellung der Ressourcenauslastung bzw. -überlastung, welche in der Microsoft Project Web App nun auch farblich dargestellt werden kann.

Liste_Ressourcenanfragen_und_freigaben

Neue Kontext-Menüs im Project Center – Verbesserte Oberfläche

Im Project Center werden die Listeneinträge pro Projekt ähnlich wie bereits in den vergangenen SharePoint-Versionen nun auch mit einem Kontext-Menü ausgestattet. Damit können direkt am Listeneintrag weitere Informationen und zusätzliche Funktionen aufgerufen werden.

Neue Kontext-Menüs im Project Center

Project 2016 und Project 2013 Kompatibilität

Project Server 2016 ist kompatibel mit:

  • Project Professional 2016
  • Project for Office 365

Eigenentwickelte Apps können nun nach Microsoft Project zurückschreiben

Bisher konnten eigenentwickelte Apps für den Project Client nur lesend auf die Daten des Projektplans zugreifen und nicht, wie zum Beispiel ein VBA Makro, die Daten des Plans verändern. Nun können aber Apps entwickelt werden, die Daten des Terminplans verändern können. Damit können Assistenz-Apps entwickelt werden, die zum Beispiel die Fortschrittsaktualisierungen automatisieren können oder aber Fehler einer Qualitätsanalyse automatisch beheben.

„Tell me what to do“

– Einfacheres Finden von Funktionen in Microsoft Project 2016

Manche Befehle und Funktionen in Microsoft Project sind nicht sofort auffindbar. Der ungeübte Anwender musste in den Vorversionen erst mehrere Menübänder sichten, bis er die richtige Funktion gefunden hatte. Hier soll nun die neue Funktion „Tell me what to do“, in der deutschen Version „Was möchten Sie tun“, unterstützen. Bei ersten Tests zeigt sich, dass fast alle Funktionen hier aufgeführt sind. Bei der Eingabe von Suchbegriffen werden unterhalb der Eingabezeile direkt Menüs zur Auswahl angezeigt. Aus diesen kann dann die Funktion direkt gestartet werden.

Tell me what to do

Diese Funktion stellt einen deutlichen Mehrwert dar. Für ungeübte Nutzer oder Gelegenheitsanwender ist so die Bedienung von Microsoft Project deutlich einfacher.

CSOM statt PSI

Früher war das PSI (Project Server Interface) die etablierte Schnittstelle für die Erweiterung von Project Server. Diese Schnittstelle kommt allerdings an ihre Grenzen bei der Entwicklung von Lösungen für die Cloud (z. B. bei der Entwicklung von Apps für den App Store). Für solche Szenarien kann stattdessen CSOM (Client Side Object Model) verwendet werden. Unter anderem verwendet CSOM die neue Scheduling Engine von Project Server 2013, Project Calculation Service (PCS), während das PSI noch die alte Scheduling Engine von Project Server 2010 verwendet.
Momentan existieren PSI und CSOM parallel, allerdings wird das PSI in der Zukunft abgestellt, während CSOM erweitert wird. Es ist zu erwarten, dass das PSI mittelfristig komplett durch CSOM ersetzt wird. Allerdings deckt CSOM noch nicht alle Funktionalitäten von PSI ab, insbesondere kann CSOM nicht die Servereinstellungen des Project Servers setzen.
In Project Online werden diese Änderungen nach und nach ausgerollt. Für On Premise-Installationen werden diese Änderungen erst mit der Project Server 2016 Version ausgerollt. Alle programmierten Lösungen, die auf dem PSI basieren, müssen spätestens bei einer Migration nach Project Server 2016 neu entwickelt werden und stattdessen die CSOM Schnittstelle verwenden.
Neue Lösungen sollten auf keinen Fall PSI verwenden, wenn es zu verhindern ist. CSOM scheint dabei langsamer als PSI zu sein, es können also Performanzprobleme dabei auftreten.
Zusätzlich müssen die CSOM Abfragen begrenzt sein.

Ein kleines Beispiel aus Technet:
CSOM wird benutzt, um ein Projekt zu erstellen. Das Projekt wird dann über CSOM bearbeitet und es werden 252 Vorgänge eingefügt. Die Größe der DraftProject.Update Abfrage ist unter 2MB und es funktioniert. Aber bei 253 Vorgängen ist die 2MB Grenze überschritten und die Abfrage funktioniert nicht.

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