Haben wir ausreichend Kapazitäten, um ein weiteres Projekt zu starten? Wann kann es frühestens abgeschlossen werden? Welche Mitarbeiter stehen zur Verfügung? Und haben wir die notwendige technische Ausstattung?

Schnelligkeit und Effizienz sind im Projektmanagement ein wichtiger Parameter, um flexibel auf sich verändernde Märkte und Anforderungen reagieren zu können. Ein Ressourcenplan liefert Ihnen eine Strategie, um diesen Pflichten nachzukommen und um Antworten auf Kapazitätsfragen zu finden. In diesem Artikel lesen Sie dazu, welche Vorteile Ressourcenplanung im Projektmanagement schafft und welche Techniken sich in der Praxis lohnen.

Die Ressourcenplanung stellt sicher, dass zu jeder Zeit eines Projekts die notwendigen Mittel zur Verfügung stehen, die zur Durchführung benötigt werden. In der Regel werden finanzielle Mittel, Sachmittel, technische Anlagen und allen voran Personal, als Ressourcen gewertet.

Die Ressourcenplanung im Projektmanagement umfasst dabei die strategische Identifikation der notwendigen Mittel, deren effiziente Terminierung und die reale Bereitstellung.

Herausforderung der Ressource „Mensch“

Menschen werden aus betriebswirtschaftlicher Sicht zwar mit Finanz- oder Sachmitteln gleich gestellt, innerhalb eines Projekts sind sie aber zumeist die wichtigste Ressource. Für die Planung, Steuerung und Kontrolle bedarf es außerdem mehr, als bloße Angaben über Verfügbarkeit oder Quantität. In der Ressourcenplanung benötigen Sie nämlich aussagekräftige Kennzahlen, um Qualifikation und Leistungsfähigkeit Ihres Personals zu bewerten. Trotzdem kommen weiche, „menschliche“ Faktoren hinzu, die nicht immer kalkulierbar sind oder zumindest einen dynamischen Planungscharakter fordern.

Warum ist Ressourcenplanung wichtig?

Unser Businessalltag ist meist überschwemmt von Projekten und das obwohl Personalengpässe keine Seltenheit sind. Mithilfe von Ressourcenplanung können Sie bestimmen, welchen Umfang Sie mit den vorhandenen Ressourcen, in einem bestimmten Zeitraum, effizient bewältigen können. Sie sorgen außerdem für eine optimale Auslastung Ihres Teams und stellen alle notwendigen Tools und Arbeitsmittel zur Verfügung. Stetiges Tempo für Ihr Projekt, ein zufriedenes Team und natürlich wirkungsvoll geplante Mittel, stehen deshalb im Zentrum Ihrer Betrachtung.

Welche Vorteile ergeben sich durch Ressourcenplanung im Projektmanagement?

Ressourcenmanagement bedeutet viel Aufwand, schafft aber letztlich überzeugende Vorteile für Ihr Team und Projekt. Die wichtigsten möchten wir Ihnen hier vorstellen:

1. Optimaler Projektablauf

Gut geplante Ressourcen sind der Grundstein für einen Projektablauf nach Plan. Die Ressourcenplanung gibt Ihnen einen exakten Überblick und lässt Sie wissen, woran Ihr Team gerade arbeitet. Notwendige Änderungen lassen sich rechtzeitig erkennen, um die Effizienz aufrecht zu erhalten.

2. Realistische Projektumsetzung

Es macht keinen Sinn, ein Projekt zu planen das mit Ihren Ressourcen nicht konform geht. Übersteigerte Ausgaben oder nicht verfügbare Mitarbeiter führen in der Regel zu Verzögerungen oder Projektabbrüchen. Anhand der Ressourcenplanung machen Sie Ihre vorhandenen Mittel transparent und verwalten sie folgerichtig.

3. Sinnvolle Aufgabenverteilung

Gutes Projektmanagement ist nicht nur davon abhängig, die nötigen Ressourcen zu kennen, sondern auch deren sinnvoll Verteilung. In der Ressourcenplanung machen Sie sich deshalb auch Gedanken, wen Sie mit welcher Aufgabe betrauen. In dem Sie das Team an diesem Entscheidungsprozess beteiligen, können Sie gemeinsam Kapazitäten, Stärken und Erfahrungen eruieren. Sie steigern damit zugleich Teilhabe und Zufriedenheit Ihres Teams.

4. Informationsmanagement

Durch das zuvor erwähnte miteinbeziehen Ihrer Mitarbeiter, legen Sie außerdem die Basis für Transparenz und Informationsfluss. Ihr Team ist auf dem neusten Stand und nutzt den Ressourcenplan als Quelle für Status und Verantwortlichkeiten. Gleiches gilt für Stakeholder und Managementboard.

5. Planungswissen für die Zukunft

Nicht jedes Element lässt sich im Rahmen Ihrer Ressourcenplanung exakt schätzen. Unvorhergesehene Ausfälle oder technische Herausforderungen können die Dimension Ihrer Planung ausweiten. Trotzdem behalten Sie eine gewisse Routine und schaffen einen Erfahrungsschatz für zukünftige Projekte.

6. Fit für Veränderung

Ressourcenplanung hilft Ihnen, auf veränderte Märkte und Trends rascher reagieren zu können. Durch die gerechte Verwaltung Ihrer Ressourcen haben Sie sowohl Ihre Stärken, als auch Schwächen im Fokus, um Anforderungen, Kapazitäten und Mängel zu bewerten und strategische Adaptierungen vorzunehmen.

Voraussetzungen für erfolgreiche Ressourcenplanung

Zur Planung Ihrer Ressourcen, sowie um exakte Prognosen stellen zu können, sind Sie zunächst von gewissen Basisinformationen abhängig. Dazu gehören:

• Wer hat den Überblick über Ressourcen?
• Wer steuert vorhandene Ressourcen?
• Gibt es noch genug Ressourcen für anstehende Projekte?
• Gibt es genug Expertise um ein Projekt umzusetzen?
• Wie kann sichergestellt werden, dass es nicht zu Überlastungen kommt?

Als weitere Voraussetzung ist die enge Zusammenarbeit von Projektverantwortlichen und Stakeholdern notwendig. Durch sie lässt sich der Detailierungsgrad eines Projektes bestimmen, der in direktem Zusammenhang mit Ressourcenquelle und Umsetzbarkeit steht.

Ressourcenmanagement sollte außerdem dort erfolgen, wo auch die Verantwortung im täglichen Geschäft liegt. Verantworten Sie deshalb die richtige Wissensquelle, um Aufgaben nach Kompetenzen und Verfügbarkeiten zu planen.

Ebenso möchten wir nochmals die Bedeutung transparenter Kommunikation hervorheben. Sämtliche Beteiligte benötigen eine klare Vision der zu erreichenden Ziele, inklusive notwendiger Zusammenhänge und Hintergrundinformationen. Dies führt automatisch zur Reduktion von Ressourcenengpässen und Risiken durch Überlastung.

Die drei Ebenen der Ressourcenplanung

Ressourcenplanung im Projektmanagement lässt sich durch organisatorische Gliederung in drei Ebenen unterteilen. Trotz unterschiedlicher Perspektiven, beschreiben sie Zusammenspiel und Abhängigkeiten zueinander.

Strategische Ressourcenplanung

Müssen Sie zum Projektstart erst ein qualifiziertes Team einstellen oder ausbilden, wird das Ihr Vorhaben deutlich verzögern. In der strategischen Ressourcenplanung, auch Kapazitätsplanung genannt, planen Sie deshalb langfristig und nachhaltig benötigte Mitarbeiter oder spezielle Qualifikationen. Dabei betrachten Sie sowohl aktuelle als auch zukünftige Vorhaben, um rechtzeitig das qualifizierte bzw. geschulte Personal zur Verfügung zu haben.

Taktische Ressourcenplanung

Hier geht es um die mittelfristige Beauftragung eines Projektteams und dessen laufende Evaluierung.  Wichtig dabei ist auch die regelmäßige Abstimmung zwischen Teamleitern und Projektleitern, um den gemeldeten Bedarf zu sichern und den Einsatz des Personals aus Linientätigkeiten in Projekttätigkeiten zu schieben.

Operative Ressourcenplanung

In dieser Methode verteilen Sie die Aufgaben eines Projekts bis auf Mitarbeiterstufe. Konkret geht es hier um die Zuweisung von Rollen, Deadlines und Verantwortlichkeiten, die je nach Projekt häufig bzw. wiederholt stattfinden. Dazu gehört auch die transparente Kommunikation, um alle Beteiligten über Inhalte und Projektziele aufzuklären. Auftretende Schwierigkeiten oder bevorstehende Engpässe können besser berücksichtigt oder vorgebeugt werden.

Digitale Ressourcenplanung

Moderne und effektive Ressourcenplanung erfordert in der Regel mehr als ein paar Kalkulationen in Excel oder gar auf Papier. Hingegen sorgen komplexe Projektmanagement-Anwendungen für optimierte Unterstützung und gezielte Verwaltung der Ressourcen. Als mitunter prominenteste Funktion, liefern sie einen klaren Ressourcenüberblick, sowie ihre Verfügbarkeit und zwar in Echtzeit.

Die Messung eines Projekterfolges, aber auch die Unterstützung Ihres Projektteams funktioniert mithilfe digitaler Werkzeuge ebenso wesentlich einfacher. Tools für Ressourcenplanung zeigen Ihnen auf, welche Mitarbeiter Kernfunktionen innehaben, welche Positionen hohe Kostenpunkte bedeuten, und helfen Bereiche entsprechend zu optimieren und Kenntnisse für neue Projekte zu gewinnen.

Ein wesentlicher Vorteil in der Nutzung geeigneter Software ist außerdem, dass diese nicht nach 0815-Schemata agieren, sondern individuell auf Ihre Bedürfnisse als Projektleiter ausgerichtet sind. Integration von Linientätigkeiten, sowie Rücksichtnahme auf organisatorische und personalpolitische Gegebenheiten sind ebenso möglich.

Werkzeuge und Methoden für die Ressourcenplanung

Um Ressourcen für Ihre Projekte zielgerichtet und wirtschaftlich einzusetzen, hilft Ihnen digitale Unterstützung, die auch praktikable Planungsmethoden abbildet. Aufgrund des Schwerpunktes „Ressource Mensch“, sind die nachfolgenden Werkzeuge vor allem für Prognosen und Schätzungen gut geeignet.

Roadmap

• Dient als grafische Projektübersicht zur Darstellung von Zielen, Meilensteinen und Ergebnissen
• Steht allen Projektbeteiligten, durch alle Abteilungen einer Organisation, zur Verfügung
• Lässt Aufgaben priorisieren und fachspezifische Ressourcen erkennen
• Enthält agile Elemente bzw. Puffer für spontane Entwicklungen
• Kann stetig ergänzt und geändert werden

Gantt-Diagramm

• Sehr einfaches aber effektives Mittel um Projektbeteiligten einen Überblick zu verschaffen
• Stellt die Zuweisung von Ressourcen und zeitliche Abfolge von Aktivitäten dar
• Hilft Abhängigkeiten zu visualisieren
• Konflikte in der Ressourcenzuweisung lassen sich deutlich erkennen
• Gilt als bewehrte Technik im klassischen Projektmanagement 

Scrum

• Unterstützt die Ressourcenplanung für Personal, das auf mehrere Teams verteilt ist
• Mitarbeiter erhalten Einsicht in Ihre Verteilung
• Lässt fehlende Kapazitäten erkennen und darauf reagieren
• Hebt die Bedeutung der Einzelpersonen in den Vordergrund und fördert Interaktion

Skill Management

• Ermöglicht Fähigkeiten und Skills einzelner Mitarbeiter zentral zu verwalten
• Lücken können durch Schulungen und Workshops gezielt geschlossen werden
• Dient sowohl der Ressourcen- als auch der Personalplanung
• Setzt hohe Akzeptanz der Mitarbeiter voraus

Fazit

Ressourcenmanagement ist ein fester Bestandteil im Projektmanagement, um die optimale Planung von quantitativen und qualitativen Faktoren zu bewältigten. Lassen sich Sachmittel und Budget weniger komplex bewerten, sieht es mit Personalressourcen schon anders aus. Unterschiedliche Qualifikationen und Skills, sowie wie wenig vorhersehbare Ausfälle, beschreiben diese Aufgabe.

Offene Kommunikationspolitik und vorausschauende Planung sind einige Maßnahmen, um der Ressourcenplanung für eines oder gleich mehrere Projekte nachkommen zu können und gleichzeitig die Auslastung der Teams im Blick zu behalten.

In diesen Herausforderungen liegen zugleich die Vorteile der Ressourcenplanung begründet. Sie gewähren sich Planungssicherheit, können auf Engpässe reagieren, vergeben Arbeitspakete gemäß den Stärken Ihrer Mitarbeiter und sorgen für die nötige Flexibilität um Ihr Projektziel effizient zu erreichen. Ressourcenplanung ist trotz des hohen Aufwandes meist keine Option, sondern ein Fixum im Milieu von Projektmanagement und der Anstoß für zukünftige Erfolge.