Microsoft hat offiziell angekündigt, Project Online zum 30. September 2026 abzuschalten. Für Unternehmen, die ihre Projektlandschaft noch mit Project Online betreiben, bedeutet das: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, den Umstieg zu planen. Die gute Nachricht: Mit den neuen Microsoft-Tools rund um Microsoft Planner mit Premium-Plänen und der Power Platform eröffnen sich deutlich modernere und offenere Möglichkeiten, Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) zukunftssicher aufzustellen.
Ein Blick zurück auf Project Online – Project Online besteht aus drei Kernkomponenten:
Die Herausforderungen dieser Kernkomponenten ist ein „statischer Kern“, welcher nur eingeschränkte Anpassungen zuließ und Erweiterungen sehr aufwändig gestaltete.
Mit Microsoft Planner mit Premium-Plänen geht Microsoft nun einen neuen und modernen Weg, weg von einer komplexen und sehr detaillierten Projektplanung hin zu mehr Zusammenarbeit im Team, Transparenz, Flexibilität und der Möglichkeit einer nahezu unbegrenzten Individualisierung und Anpassung.
Microsoft Planner mit Premium-Plänen und die Power Platform ist kein direkter Nachfolger von Project Online, sondern steht für ein völlig neues und dynamischen Planen und Steuern im Projekt- und Portfoliomanagement.
Microsoft Planner mit Premium-Plänen stellt eine umfassende Weiterentwicklung des bekannten Microsoft Planner dar, welcher nur überschaubare Funktionen agile Funktionen bietet. Der neue umfänglichen Planner mit Premium-Plänen positioniert sich wie folgt:
Allerdings verzichtet der Planner mit Premium-Plänen bewusst auf alte und sehr komplexe Standard-Funktionen, die Anwender aus Project Online gewohnt sind, z. B. projektübergreifende Abhängigkeiten, Ressourcenmanagement, Governance-Workflows, Zeiterfassung, Portfolioanalyse oder ein erweitertes Reporting.
Der neue Planner mit Premium-Plänen basiert auf Dataverse, einer leistungsfähigen und offenen Datenplattform, die direkten Zugriff auf nahezu alle Planner-Daten und -Funktionen ermöglicht. Dadurch lassen sich Informationen nicht nur deutlich detaillierter erfassen und verwalten, sondern auch flexibler auswerten. In Kombination mit der Power Platform entsteht eine Lösung, die nahezu unbegrenzt erweiterbar ist – weit über die festen Grenzen des klassischen Project hinaus.
Anmerkung: Planner mit Premium-Planen baut auf der offenen Microsoft-Welt mit Power Platform und Dataverse auf. Diese Technologien sind in vielen Unternehmen bereits bekannt und oft im Einsatz sind. Gerade im Kontext des Microsoft-Citizen Development-Ansatzes eröffnen sich damit völlig neue Möglichkeiten, auch geschäftskritische Prozesse eigenständig zu digitalisieren und bestehendes Know-how optimal zu nutzen.
Mit Planner mit Premium-Plänen, der Power Platform und der Datenbasis Dataverse lassen sich wie beschrieben komplexe Lösungen entwickeln, die in ihrem Leistungs- und Funktionsumfang eine wertige Alternative zu Project Online sein können. Fraglich ist, ob Unternehmen jetzt von null an auf Planner setzen und sich die dazugehörige Tool-Plattform selbst entwickeln – oder möglicherweise bereits auf Vorhandenes aufsetzen.
Im Microsoft-Kontext gibt es hierzu zwei Varianten:
Für die Project Nachfolge bieten sich also direkt zwei Alternativen der neuen Microsoft-Welt an, proprietär solide, eine Software die Microsoft-Technologie und teilweise den Planner mit Premium-Plänen nutzt oder ganz im Standard z.B. eine sogenannten Open Solution.
Dieser offene Ansatz lässt sich wie folgt definieren:
Beide Lösungsansätze, proprietär als Produkt und auf teilweiser Basis von Microsoft PPM, als auch der Open-Solution-Ansatz mit dem SOLVIN PPM IC können zeigen eine klare Perspektive für ein zukunftsfähiges Projekt- und Portfoliomanagement auf Basis von Microsoft PPM.
Was kann Project Online, was bietet der Planner mit Premium-Plänen und was lässt sich erweitern?
Die folgende Übersicht zeigt, welche zentralen Feature von Project Online mit Planner mit Premium-Plänen und erweitert auch über den Open Solution-Ansatz im 100%-Microsoft-Standard mit dem PPM IC abbildbar sind:
| Project Online-Funktion | Umsetzung mit Planner mit Premium-Plänen | Ergänzung durch SOLVIN PPM Integration Center |
| Projekt- und Portfolioplanung | Basis-Planung auf Aufgabenebene, einfache Portfoliosicht | Erweiterte Portfoliosicht, Enterprise-Projekttypen, Phasenmodell, Formulare, |
| Ressourcenmanagement | Keine zentrale Ressourcensteuerung, nur Task-Zuweisungen | Zentrales Ressourcen-Cockpit, rollenbasiertes Ressourcenmanagement, projektübergreifende Auslastungsübersicht |
| Governance & Workflows | Nicht vorhanden | Projektprozesse mit Genehmigungsstufen, Business Process Flows (Power Platform), Stage-Gate-Modelle |
| Projektartefakte (Risiken, Issues, Änderungen, Dokumente) | Nicht im Standard enthalten | Vollständiges Risiko-, Issue- und Change-Management, integriertes Dokumentenmanagement (SharePoint/Teams) |
| Berichtswesen & Transparenz | Standard-Reports über Dataverse, beschränkt | Vollwertiges Reporting-Framework auf Basis von Power BI (strategisch & operativ, inkl. Ressourcen, Finanzen, Risiken) |
| Vorlagen & Standards | Standard-Templates, eingeschränkte Wiederverwendung | Individuelle Projekttypen & Vorlagen, anpassbar nach Organisation, unterstützt durch Project Wizard |
| Zeiterfassung | Nur Fortschrittsmeldungen über "An mich zugewiesen" | Erweiterbare Zeiterfassung (Power Apps), konsolidierte Auswertung über Projekte hinweg |
| Integration in M365 | Teams-Integration, Dataverse als Basis, Copilot-Perspektive | Offene Plattform, tiefe Integration mit Microsoft 365, Power Automate, Azure DevOps, ERP-Systemen u. a. |
| Alternative Optionen | - | Wahl zwischen Lean-Version (Basisfunktionen) und Vollversion (umfassendes PPM) – je nach Bedarf und Reifegrad |
In den vergangenen Jahren hat SOLVIN als Microsoft Partner viele Kunden beim Wechsel von Project Online in die neue Microsoft PPM-Welt begleitet. Mit diesem erfolgreichen und bewährten Good-Practice hat SOLVIN ein strukturiertes und nachhaltiges Vorgehensmodell für den Umstieg von Project Online auf das neue Microsoft PPM unter Einsatz des Planner mit Premium-Plänen, der Power Platform und auf Basis von Dataverse realisiert.
Unsere Idee, kurz beschrieben, für ein erfolgreiches schrittweise Vorgehen in einem begrenzten Zeitrahmen bis zum 30. September 2026:
Anmerkung: Mit einem Umstieg auf neue Plattformen stellt sich die Frage nach einer durchgängigen Datenmigration von Project Online auf eine neue Plattform. SOLVIN unterstützt bei der Migration aus der Project Online-Content-DA, um vorhandene Projekte, Ressourcen und Strukturen gezielt zu übernehmen. So gehen keine wichtigen Informationen verloren.
Für Unternehmen, die weiter auf Microsoft Project Desktop und Project Web Apps setzen möchten, besteht die Möglichkeit, auf die Project Server Subscription Edition zu migrieren. Diese Lösung wird von Microsoft derzeit bis 2031 unterstützt und kann on Premises oder in der Azure Cloud betrieben werden.
Anmerkung: Dieser Weg bedeutet mehr Aufwände für Infrastruktur, Administration und Aufwand. Eine wirkliche Zukunftsfähigkeit ist grundsätzlich eher mit moderne Cloud-Ansätze und im Microsoft-Kontext natürlich mit Planner mit Premium-Planen und der Power Platform zukunftssicherer und flexibler zu erreichen.
Der Abschied von Project Online ist kein Risiko, sondern eine Chance. Mit Planner Premium, der Power Platform und dem SOLVIN PPM Integration Center entsteht ein schlankes, modernes und flexibles Projekt- und Portfoliomanagement, das Unternehmen langfristig stärkt.
Ob als Lean-Version oder als Vollausbau – SOLVIN begleitet Sie mit fast 30 Jahren Erfahrung im Microsoft PPM-Umfeld. Gemeinsam entwickeln wir ein System, das Prozesse vereinfacht, Daten nutzbar macht und Ihre Organisation fit für die Zukunft des Projektmanagements macht.