Ohne Regeln geht es nicht
Meetings sind ein wesentlicher Bestandteil des Arbeitsalltags. Tagtäglich treffen sich Menschen in Unternehmen, um Ideen auszutauschen, Aufgaben und Themen zu besprechen und wichtige nächste Schritte festzulegen. Doch wir alle kennen es. Das Gefühl am Ende des Tages nicht geschafft zu haben, weil man mal wieder die meiste Zeit in Meetings verbracht hat. Darunter leidet nicht nur die Produktivität, sondern auch die Motivation der Beteiligten.
Dabei haben Meetings enorme Vorteile. Denn Informationen werden für alle zur selben Zeit kommuniziert, Missverständnisse können direkt geklärt und Entscheidungen gleichzeitig mit allen Beteiligten getroffen werden. Das Problem sind folglich nicht Meetings an sich, sondern deren Durchführung. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit einfachen “Spielregeln” Ihre Meetings effektiver und nachhaltiger gestalten.
1) Meeting – ja oder nein?
Hinterfragen Sie, ob ein Meeting der richtige Kommunikationsweg ist, um das gewünschte Ziel zu erreichen. Prüfen Sie vor allem regelmäßige Besprechungen, ob sie (noch) sinnvoll sind.
2) Ach, du auch hier?!
Die Teilnehmer eines Meetings sind abhängig vom Besprechungstyp. Bevor Sie also Einladungen verschicken, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
- Wer kann etwas zu den Themen beisteuern?
- Wer bringt das nötige Fachwissen mit?
- Wer ist von den Entscheidungen direkt betroffen?
- Wer entscheidet mit und ist auch dazu befugt?
- Wer hat Erfahrung im Umgang mit Konfliktlösungen?
3) Vorbereitung ist alles
Damit alle Beteiligten wissen, was sie erwartet, sollten Sie mindestens 48 Stunden vorher eine Agenda zur Verfügung stellen. Fügen Sie bei Bedarf auch vorbereitende Unterlagen bei. So können sich alle Beteiligten optimal vorbereiten.
4) Lassen Sie sich führen
Bestimmen Sie einen Teilnehmer als Moderator, der das Meeting steuert, die Zeit im Auge behält und darauf achtet, das nicht vom Thema abgeschweift wird.
5) Pünktlichkeit ist eine Tugend
Achten Sie darauf, dass Besprechungen pünktlich beginnen und enden. Das Ausufern von Meetings kostet Zeit, Geld und Nerven.
6) Damit nichts verloren geht
Um eine einheitliche Informationsbasis zu gewährleisten, sollte im Anschluss an das Meeting eine kurze Zusammenfassung über die wichtigsten Punkte und Ergebnisse allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden.
