Die Funktionen des SOLVIN PPM Integration Center im Detail

Einstiegsseite ins PPM Portal

Die zentrale Einstiegsseite mit Verlinkungen zu den Bestandteilen der Lösung wird mit Microsoft-Standard-Komponenten konfiguriert, so dass sie später nach entsprechender Einweisung auch durch Ihre eigenen IT-Ressourcen in gewissem Rahmen angepasst und erweitert werden kann.

beispiel-der-einstiegsseite-des-solvin-ppm-integration-center

Übersicht über alle laufenden Projekte

Für das Multiprojektmanagement bzw. die Übersicht über das aktuelle Projektportfolio wird eine Projektliste mit unterschiedlichen Ansichten bereitgestellt, in der wesentliche Projektdaten, KPIs und Ampeln übersichtlich dargestellt werden.

In der übergreifenden Oberfläche der Power Platform können alle relevanten Metadaten je Projekt in Formulare und Tabs abgerufen und bearbeitet werden. Dadurch lässt sich das Gesamtportfolio als Projektlisten in verschiedenen Ansichten darstellen, sowie für die übergreifende Planung und Steuerung des Portfolios als „Bulk“ bearbeiten.

Folgende Funktionen für die Bearbeitung der projektbegleitenden Metadaten und ergänzenden Informationen werden bereitgestellt:

  • Stammdatenformular mit einer Verlinkung zum Projektplan (Planner, Project for the Web etc.) und die Aggregation von Planungs- und Steuerungsdaten, z.B. Meilensteine und Phasen)
  • Statusformular für die laufende Pflege des Projektstatus, z.B. mit manuellen oder automatisierten Ampeln bei Abweichungen sowie weiteren Feldern für die Projektbewertung
  • Berücksichtigung eines Projektworkflows und Abbildung eines Projektreifegradmodells
  • Weitere Formulare z.B. für Risks & Issues, Budget wo weitere Informationen ergänzt werden können
  • Für das Dokumentenmanagement kann eine Integration mit SharePoint oder Teams genutzt werden

Programm-Management

Projekte können zusammengefasst werden zu Programmen. So können miteinander zusammenhängende Projekte gemeinsam betrachtet, geplant und gesteuert werden.

Integration von Projektplanungswerkzeugen

Je nach Projektart und Anforderung sollten Projektleiter mit den passenden Werkzeugen im Detail die Terminplanung und -steuerung durchführen. Für die Transparenz und Steuerung des Projektportfolios sollten die relevanten Daten in die Microsoft Power Platform integriert werden, um im PPM-Portal zentral für Bewertungen zur Verfügung zu stehen. Beispielhaft sind hier zukünftig und optional integrierbare Projektmanagementwerkzeuge genannt:

  • Planner
  • Project for the Web
  • Jira
  • Project Online
  • Excel

Projektanbahnungen und strategisches Projektportfoliomanagement

Um auch kommende Projekte in der Portfolioübersicht und -steuerung berücksichtigen zu können, enthält der PPM Integration Center eine App zur Erfassung von Ideen oder Projektanträgen. Der Prozess der Bewertung und Entscheidung kann durch einen digitalen Workflow unterstützt werden.

Über die so erfassten Projektvorhaben, liefert ähnlich wie über die laufenden Projekte eine zentrale Liste einen Überblick.

Um in die Entscheidung den strategischen Nutzen einzubeziehen, können Ihre strategischen Kernziele erfasst, im Bewertungsprozess einbezogen und in der zentralen Übersicht mit angezeigt werden.

Ressourcenmanagement

Der SOLVIN PPM Integration Center bietet interessante Potentiale zu einem übergreifenden Enterprise Ressourcenmanagement über alle Projekte einer Organisation. Ein Ressourcenmanagement-Modul wird bereitgestellt, welches Folgendes erlaubt:

  • Ein Enterprise-Ressourcenpool abzubilden, bestehend aus namentlichen oder generischen Ressourcen oder Teams-Ressourcen.
  • Die Verfügbarkeiten jeder Ressource zu pflegen.
  • Das Staffing von Ressourcen zu realisieren: Ressourcenbedarfe können einem Projekt zugeordnet werden und für Ressourcenmanager sichtbar/anpassbar gemacht werden.
  • Power BI-Reports unterstützen den Prozess, insbesondere um Kapazitäten und Anforderungen zu vergleichen.

Dieser Ansatz ist besonders interessant, wenn Planungswerkzeuge integriert werden:

  • Variante 1 – PM-Werkzeuge mit eigenem Ressourcenpool, z.B. Project, PSA, Jira etc.
    Der Ressourcenzuordnungsprozess findet direkt im PM-Werkzeug statt. Die Ressourcenzuordnungen können pro Projekt aggregiert werden und mit der PPM-Plattform und dessen Enterprise-Ressourcenpool synchronisiert werden.
  • Variante 2 – PM-Werkzeuge ohne eigenen Ressourcenpool, z.B. Planner, Excel etc.
    Der Ressourcenzuordnungsprozess wird übergreifend in der PPM-Integrationsplattform und dem hier eingebetteten Enterprise Ressourcenpool abgebildet.

Reporting pro Projekt- und für das übergreifende Projektportfolio

Durch die Integration der verschiedenen Planungs- und Steuerungswerkzeuge lassen sich vielfältige Reporting-Anforderungen abbilden. Für das Reporting wird die Power Platform-Komponente Power BI eingesetzt.

Mit Power BI können auf der einen Seite umfangreiche Reporting-Strukturen aufgebaut werden, im Weiteren lässt sich für den geübten Anwender jedoch auch ein komfortables „Self Service-Reporting“ abbilden. Die in einer Struktur verbundenen verschiedenen Reports werden als Vorschlag angeboten.

Über die PPM-Portal Einstiegsseite wird der Nutzer in das Reporting Cockpit und damit durch zu den PPM Reports geführt. Im Angebot sind folgende für Sie spezifisch anpassbare Reports enthalten:

  • Projektportfolio-Reports
    • Project Cockpit – Übergreifende Cockpit-Darstellung über alle relevanten Projekte mit den ausgewählten KPIs zur Bewertung des Gesamtportfolios.
    • Project Overview – Listendarstellung aller relevanten Projekte mit wesentlichen KPIs zur Bewertung.
    • Risk & Issue-Overview – Aggregierte Sicht über alle Risks und Issues aus allen relevanten Projekten.
    • Budget Overview
  • Projekt-Reports
    • Project Summary – Projektzusammenfassung z.B. für Projektstatus-Besprechung
    • Project Description – Umfassende Beschreibung des Projekts, relevant unter anderem im Projekt-Marketing
    • Project Budget – Kaufmännische Sichten für die Projektplanung und Steuerung
  • Strategische Reports (Auswahl)
    • PPM-Q&A – Analyse-Werkzeug z.B. für erweiterte Abfrage von individuellen Sichten z.B. Geodaten-Darstellung von Projektstandorten und weitere grafische Auswertungsoptionen

Alle Reports werden durch SOLVIN wertig und in Anlehnung an das durch den Kunden bereitzustellende Corporate Design gestaltet. Hierbei werden die Reports nicht nur technisch und grafisch umgesetzt, sondern entsprechend der SOLVIN Best Practice zielgruppen- und Inhaltsorientiert für eine optimale Akzeptanz entwickelt.

Alle Reports sind mit einem „Drill Through“ miteinander verlinkt, wo möglich und sinnvoll, so dass eine „Wanderung“ durch die Projekte vom Groben ins Detail und umgekehrt möglich ist. In den Reports werden, wo möglich weitere Filter- und Gruppierungsfunktionen bereitgestellt. Alle Reports sind auch als PDF und PowerPoint exportierbar.

Technisch gesehen

Der SOLVIN PPM Integration Center basiert auf der Microsoft Power Platform.

Mit dem SOLVIN PPM Integration Center erhalten Sie eine auf Standard-Software basierende Lösung, welche 100% in Microsoft 365 integriert ist.

Seit dem Erscheinen der Tools von O365 wie Teams, Planner, To Do u.v.m. sowie der Tools der Power Plattform setzt SOLVIN darauf basierende Projektmanagement-Lösungen um. Statt nun für jede Kundenanforderung neue Lösungen zu entwickeln, hat SOLVIN die Ergebnisse seiner Microsoft PPM-Projekterfahrungen und seines damit verbundenen Know-Hows als langjähriger Microsoft Partner in die Best Practice-Lösung SOLVIN PPM Integration Center gebündelt. Nach Ihren spezifischen Anforderungen kann diese Lösung für Sie und auch durch Sie flexibel angepasst und erweitert werden – auch an Ihre Anforderungen von morgen.

Die einzelnen Apps, die auch übergreifend als Microsoft PPM definiert werden, können hierbei nach den Bereichen „Werkzeug“, „Plattform“ und „Datenbasis“ unterschieden werden. Zu nennen sind hierbei z.B. die Power Platform, bestehend aus den einzelnen Komponenten Power Apps, Power Automate und Power BI, basierend auf Microsoft Dataverse, die Basis für aktuelle und zukünftige Microsoft Business-Applikationen.

Die spezifische Umsetzung von Anforderungen wird hierbei in der Regel auf No Code/Low Code realisiert. Dies bedeutet für Sie eine größtmögliche Nähe zu Microsoft-Standards und der Option einer eigenständigen Weiterentwicklung.

Durch die Einbeziehung des SOLVIN PPM Integration Center reduziert sich der technische Umsetzungsaufwand bei der Bereitstellung eines Werkzeugs für Ihr Projekt- und Portfoliomanagement deutlich.

Sollten Sie Fragen haben, oder weitere Informationen wünschen, kontaktieren Sie uns – wir beraten Sie gerne.






    Die mit (*) gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder.