Verwendung von Microsoft Access Formularen für den Zugriff auf Project Server Daten mittels ODBC
Eine häufige Anforderung in Unternehmen ist die Weiterverarbeitung von projektspezifischen Daten, z. B. zur Fakturierung von Projektleistungen oder für die Reisekostenabrechnung.
Die grundlegende Datenbasis stellen die Tabellen und Sichten des Reporting Schemas der Project Server Datenbank dar, welche einen performanteren Lesezugriff aller für das Berichtswesen relevanten Daten bieten. Als Frontend für die Weiterverarbeitung eignen sich z. B. Microsoft Access Formulare. Diese bieten eine benutzerfreundliche, individuell gestaltbare Oberfläche für die Fachbereiche. Mit diesen Formularen können die Daten komfortabel angezeigt und verändert werden. Zudem können die im Standard integrierten Filter- und Sortierfunktionen eines Access Formulars genutzt werden, um beispielsweise Fakturadaten auf einen Abrechnungszeitraum einzugrenzen oder nach bestimmten Merkmalen zu sortieren.
Da ein Schreibzugriff auf die Tabellen des Reporting Schemas nicht zugelassen ist, muss als Zwischenschritt eine weitere Tabelle angelegt werden, die später als Datengrundlage für die Access Formulare dient. Dazu wurde im später näher erläuterten Beispiel ein weiteres Datenbankschema „Faktura“ angelegt. Es beinhaltet eine Tabelle, die alle für den Faktura-Prozess relevanten Daten, wie z. B. die Projektarbeitszeit und weitere Buchungsmerkmale, speichert. Der Inhalt dieser Tabelle wird mit den für die Faktura relevanten Daten aus den Tabellen oder auch Sichten des Reporting Schemas oder auch eines Zeiterfassungssystems – beispielsweise bei Änderung der Daten oder zu einem bestimmten Zeitpunkt – gefüllt. Änderungen aus der späteren Benutzeroberfläche werden dann später in genau diese Tabelle zurückgeschrieben.
Die folgende Abbildung zeigt grafisch den Datenfluss zwischen den Access Formularen als Benutzeroberfläche und der ursprünglichen Datenbasis.
Um sich mit der Tabelle aus dem „Faktura“- Schema zu verbinden, wird ein in Access vorhandener OBDC-Konnektor verwendet. ODBC (Open Database Connectivity) ist eine standardisierte Datenbankschnittstelle, die eine Verbindung zur SQL Datenbank, in unserem Fall der Project Server Datenbank, ermöglicht. Im folgenden Beispiel wird gezeigt, wie Sie sich von Access aus über ODBC mit der Datenbank verbinden können.
Schritt 1: Anlegen einer ODBC Datenverbindung
Verwenden Sie die Windows-Suchfunktion, geben Sie „ODBC“ ein und wählen Sie „ODBC-Datenquelle einrichten (32-Bit)“ um den ODBC-Datenquellen-Administrator (32-Bit) zu öffnen.
- Wählen Sie im Reiter „Benutzer-DSN“ die Schaltfläche „Hinzufügen“, um eine neue ODBC-Datenquelle hinzuzufügen.
- Im nächsten Schritt wählen Sie als Treiber „SQL Server“ aus und bestätigen die Eingabe mit „Fertigstellen“.
- In den folgenden Kontextmenüs müssen Sie mindestens den Namen der ODBC-Datenquelle, den Servernamen der SQL Datenbank sowie die Art der Authentifizierung des Benutzers angeben.
- Zudem sollten Sie als „Standarddatenbank“ den Namen Ihrer Project Server Datenbank hinterlegen.
Schritt 2: Abruf der Project Server Daten über Microsoft Access
- Nach dem Öffnen von Microsoft Access haben Sie die Möglichkeit, die Daten der Project Server Datenbank über den Reiter „Externe Daten“ und der Schaltfläche „ODBC-Datenbank“ abzurufen.
- Anschließend muss eine Verknüpfung zur Datenquelle auswählt werden, um die Bearbeitung der Daten zu ermöglichen. Die Auswahloption von importierten Tabellen bietet lediglich eine schreibgeschützte Ansicht der Daten in Access.
- Danach wählen Sie die von Ihnen zuvor angelegte OBDC-Datenquelle im Reiter „Computerdatenquellen“ und die zu verknüpfende Tabelle aus.
Anschließend steht die Tabelle in Access zur Verfügung. Nun besteht die Möglichkeit mittels Access-Formularen, wie in der folgenden Abbildung dargestellt, beispielsweise Projektbuchungen außerhalb des Project Servers zu fakturieren.
