Tipp: interne Project User Gruppe gründen!

10.04.2013 00:00
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Während unserer zahlreichen Schulungen zum Thema Microsoft Project Server/ Professional machen wir immer wieder die Erfahrung sehr heterogener Teilnehmergruppen.

Dies bezieht sich sowohl auf das unterschiedliche Wissen im Bereich des Projektmanagements, als auch auf die teilweise sehr unterschiedlichen Vorkenntnisse bzw. Vorerfahrungen mit dem Software-Programm an sich. In diesen Fällen empfehlen wir unseren Kunden nach der Schulung, in Anlehnung an die Definitionen des Wissensmanagements und der internen Kommunikation, die Anwendung von Methoden zur systematischen Verankerung von individuellem Wissen und Fähigkeiten sowie zur Optimierung des Austauschs und der Verbreitung von Information.

Neben elektronisch basierten Instrumenten, wie Foren, Wikis, Blogs, Intranet und dem etablierten Key-User, der auf Grund seiner erweiterten bzw. speziell geschulten Kenntnisse über das Software-Produkt bei Fragen oder Problemen als Ansprechpartner mit kurzen Reaktionszeiten für seine Kolleginnen und Kollegen fungiert, stellen die nachfolgenden Methoden interessante Ergänzungen zu den eingangs erwähnten Schulungen dar:

Eine User Group setzt sich aus Personen zusammen, die meist ein gemeinsames Ziel haben. In diesem Fall besteht das Interesse der Gruppe darin, die Nutzung des gleichen Software-Produktes effektiver zu gestalten. Durch regelmäßige Treffen und Diskussionen helfen die Gruppenmitglieder einander bei Problemen, geben Neuigkeiten weiter und fördern damit den Erfahrungsaustausch.

Eine Brownbag-Session ist eine Informations- bzw. Trainingsveranstaltung, bei der Speisen und Getränke eingenommen werden können. Ziel ist die Vermittlung von Informationen in einer informellen Atmosphäre beispielsweise während der regulären Pausen. Diese Art von Veranstaltung ist ein interessantes Medium der internen Kommunikation, weil es die formelle mit der informellen Seite dieses Fachgebietes verbindet.

Mit Lessons Learned kann das systematische Aufzeichnen von gewonnenen Erfahrungen, beispielsweise bei der Nutzung einer Software bezeichnet werden. Diese Erfahrungen können sich als nützlich bzw. effizienzsteigernd für die weitere Arbeit mit dem Software-Produkt erweisen. Die Betrachtung einer größeren Menge an spezifischen Aufzeichnungen kann sogar die Nutzung der Software innerhalb der gesamten Organisation strukturell verbessern.

Der Begriff best practice steht für bewährte, optimale Methoden bzw. Praktiken speziell in Bezug auf Computerprogramme. Es steht für ein bestimmtes Vorgehen, das allgemein als sinnvollste Arbeitsweise anerkannt ist. Dabei stellt best practice eine unverbindliche Empfehlung dar, die somit flexibler als ein Standard ist und bei geänderten Anforderungen oder Bedingungen zugunsten anderer Vorgehensweisen unkompliziert modifiziert werden kann.

Eine weitere Form des Meinungsaustausches innerhalb einer Organisationsgruppe stellt das Knowledge-Café dar. Es bietet die Möglichkeit einer offenen und kreativen Konversation mit dem Ziel der Verdichtung und Erweiterung bereits vorhandener Überlegungen zu bestimmten Frage- bzw. Problemstellungen. Die Durchführung von Knowledge-Cafés eignet sich besonders für Gruppen mit einer Gruppenstärke von mindestens zwölf Personen.

Die Wissenswerkstatt ist ein Instrument des Wissensmanagements zum Austausch von Erfahrungswissen. Die Teilnehmer tauschen gute sowie schlechte Beispiele von Arbeitsweisen aus und erhalten so neue Impulse für Problemlösungen. Unternehmensinterne Wissenswerkstätten finden meistens in regelmäßigen Abständen statt und setzen bereits  feststehende Fragestellungen bzw. Probleme voraus, die „repariert“ werden sollen. Das Ziel der Wissenswerkstatt besteht dabei in der Beantwortung der bestehenden Fragen bzw. in der Identifizierung spezieller Problemlösungen.

Die Aufgabe, die Wissensverteilung und -erhaltung durch eine oder mehrere der oben genannten Instrumente zu organisieren, sollte in den (strategischen) Projektmanagement-Offices (PMO) angesiedelt werden. Die PMO-Mitarbeiter sollten entsprechend der Unternehmenskultur die passenden Methoden auswählen. Beispielsweise eignen sich Brownbag-Sessions in kleineren Strukturen mit Hands-on-Mentalität besonders gut. In komplexeren Unternehmensstrukturen sind eventuell zentral organisierte User Group-Veranstaltungen das Mittel der Wahl. Ausgehend von der eingangs erwähnten Feststellung des heterogenen Wissensstands der Nutzer von Projektmanagementsoftware, können die vorgestellten Methoden neben dem Informationsaustausch innerhalb und zwischen den Organisationseinheiten auch wertvolle Erkenntnisse zur Weiterentwicklung des unternehmensweiten Projektmanagements (Prozesse, Vorlagen, etc.) liefern und damit einen nachhaltigen Beitrag zur Projektmanagementkultur leisten.

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