Systemunterstützung für Projektmanagement-Prozesse

14.02.2018 09:58
von Daniel Plonus
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Systemunterstützung für Projektmanagement-Prozesse

In vielen Organisationen werden Projekte entlang formell definierter oder implizit gültiger Prozesse durchgeführt. Häufig werden die entsprechenden Prozesse in einem Projektmanagement Handbuch festgehalten und den Mitarbeitern dokumentbasiert zur Verfügung gestellt.

Zur Unterstützung und Etablierung dieser Projektmanagement Prozesse kann es in vielen Fällen sinnvoll sein, zentrale Komponenten systemseitig abzubilden. Ein entsprechend konfiguriertes System unterstützt die Teams durch Bereitstellung der zum jeweiligen Zeitpunkt relevanten Informationen direkt in der Arbeitsumgebung, z.B. im Kontext des eigenen Projekts. Darüber hinaus können viele Prozesse systemgestützt durchgeführt werden, die üblicherweise mit manuellem (Koordinations-) Aufwand verbunden sind.

Die Bereitstellung solcher automatisierten Workflows reduziert in vielen Fällen die Bearbeitungszeiten und -aufwände sowie die Fehlerquoten im Prozessablauf und steigert so die Nutzerakzeptanz. Die einzelnen Prozessschritte können darüber hinaus im Hintergrund dokumentiert werden. So besteht jederzeit die Möglichkeit, die Prozesshistorie und den aktuellen Bearbeitungsstand an zentraler Stelle nachzuvollziehen.

Sowohl Microsoft Project Server als auch Project Online bietet Ihnen hierzu im Standard zwei Möglichkeiten, die jeweils anhand eines kurzen Beispiels skizziert werden:

1. Automatisierung in SharePoint Listen mit List Workflows:

Häufig wird der Demand Management Prozess für Projektanträge in einer SharePoint Liste abgebildet.

Bevor aus einem Demand (Element in einer SharePoint Liste) ein Projekt in Project Server erstellt wird, soll der Antrag in der Regel einen bestimmten Reifegrad erreicht haben. Oftmals wird die Beurteilung des Reifegrades durch unterschiedliche Gremien und/oder Einzelpersonen vorgenommen. Bei positivem Feedback der letzten Genehmigungsstufe kann aus dem Listenelement ein Projekt in Project Server erstellt werden. Die im Listenelement dokumentierten Daten können dabei in das Projekt übernommen werden. Ein entsprechender Genehmigungsprozess inklusive Projekterstellung kann mehrstufig und sehr flexibel entlang der individuellen Anforderungen über einen List Workflow abgebildet werden. 

2. Automatisierung in Projekten mit Site Workflows:

Projekte werden in Project Server / Online immer auf Basis von Schablonen (Projekttypen) erstellt. Diese Schablonen haben gewisse Eigenschaften, die an die entsprechenden Projekte weitergeben werden. Hierzu gehört u.a. auch der zugrundeliegende Projektphasenworkflow (Site Workflow), der die Abfolge der im Projektlebenszyklus zu durchlaufenden Projektphasen definiert. Phasenwechsel werden durch den Projektleiter initiiert und können im Workflow definierte Aktionen anstoßen. Die vielfältigen Möglichkeiten für Aktionen reichen von mehrstufigen Genehmigungsprozessen bis zur Integration eines Change Management Prozesses.

Eine erfolgreiche Implementierung basiert nicht allein auf der technisch korrekten Abbildung Ihrer Unternehmensabläufe. Wir legen den Fokus auf eine ausführliche Analyse Ihrer PM-Prozesse, lassen unsere Erfahrungen aus zahlreichen Kundenprojekten in unsere Beratung einfließen und erarbeiten auf dieser Basis gemeinsam mit Ihnen die für Ihre Organisation optimale Kombination aus Prozess und System.

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