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Rollenspezifische Zuordnung von Ressourcen zu Projekten in Projektdetailseiten

Veröffentlicht am 06.02.2012 | Lesezeit 2 Min.

In Unternehmen ist es, aufgrund ihrer Organisationsstruktur, oft notwendig Ressourcen in Projekten rollenspezifisch zuzuordnen. Ein Beispiel hierfür ist die Rolle des Auftraggebers eines Projekts. Der jeweilige Mitarbeiter wird meist nicht einem Vorgang in einem Projekt zugeordnet, soll jedoch mit dieser Rolle mindestens Leserechte auf die Projektdaten in Microsoft Project WebApp und/ oder den Projektarbeitsbereich haben.

Standardmäßig werden die Auftraggeber deshalb in das Projektteam des gewünschten Projekts aufgenommen. Ressourcen werden einem Projekt über den Dialog “Team zusammenstellen” entweder in der Microsoft Project WebApp oder Microsoft Project Professional 2010 zugeordnet. Hierzu müssen die Ressourcen zunächst aus dem gesamten Ressourcenpool des Unternehmens ausgewählt werden. Um die Rollenzuordnung zu erleichtern, kann ein benutzerdefiniertes Ressourcenfeld hinzugefügt werden, welches z.B. den “Skill” oder die “Rolle” jeder Ressource über ein Auswahlfeld beschreibt. Dieses Feld vereinfacht die Zuordnung und ermöglicht das Filtern nach bestimmten Rollen in Microsoft Project Professional 2010.

Leider können die zugeordneten Ressourcen und deren Rolle, z.B. Auftraggeber, in Microsoft Project WebApp nicht im Project Center oder auf einer Projektdetailseite, z.B. Projektsteckbrief, angezeigt werden. Eine Möglichkeit dies zu erreichen, ist die Definition eines benutzerdefinierten Textfeldes, in das beispielsweise der Name des Auftraggebers auf einer Projektdetailseite zusätzlich zur Zuordnung zum Projektteam eingegeben wird. Dieses Vorgehen ist allerdings ziemlich unkomfortabel und sehr fehleranfällig.

Ein weiterer Punkt ist, dass die Zuordnung einer Rolle über ein Ressourcenfeld allgemein gültig ist, d.h. über alle Projekte und nicht projektspezifisch. Dies kann zu Problemen führen, wenn eine Person in verschiedenen Projekten unterschiedliche Rollen hat.

Eine Lösung für diese beiden Probleme ist die Verwendung der SOLVIN-Lösung “SOLVIN PeoplePicker”. Diese Lösung ermöglicht eine einfache -Google ähnliche- Suche nach der passenden Ressource in einem benutzerdefinierten Projektfeld innerhalb der Projektdetailseiten der Microsoft Project WebApp.

So kann z.B. die Rolle “Auftraggeber” als Projektfeld angelegt werden, um dort die gewünschte Ressource auszuwählen.

Projektfelder anlegen, Beispiel Auftraggeber

Für die angebotene Auswahlliste besteht die Möglichkeit einer Vorfilterung, indem die Microsoft Project Server Benutzergruppe definiert wird, aus der Ressourcen ausgewählt werden können.

vorfilterung für angebotene Auftragsliste

Durch die Darstellung der einer Rolle zugeordneten Ressource als Projektfeld, kann die Ressource dann auch in entsprechenden Ansichten im Project Center angezeigt werden (durch die Anlage eines weiteren benutzerdefinierten Projektfelds zur Anzeige des Klarnamens).

Ein weiterer Vorteil dieser SOLVIN-Lösung ist die Option, die ausgewählte Ressource automatisch dem Projektteam hinzuzufügen und damit die Vergabe von Objektrechten am Projekt zu steuern. Dadurch kann der oben beschriebene und im Standard erforderliche Schritt der Ressourcenauswahl über den Dialog “Team zusammenstellen” automatisiert werden.