Projektmanagement mit Microsoft Planner?
Seit 1990 dominiert Microsoft mit dem Werkzeug Project den Markt für Projektmanagement-Lösungen. Im Jahr 2000 erschien der erste Project Server und seit 2010 bietet dieser Project Server auch Funktionen für das Projektportfoliomanagement.
Heute schreiben wir das Jahr 2017, die Welt ist agil, es wird nicht mehr nur in Wasserfall-Modellen geplant. Und was macht Microsoft? Man entwickelt ein weiteres Planungswerkzeug, den Microsoft Planner und sorgt so bei vielen Anwendern für Irritationen. Ist der Planner das bessere Project, löst der Planner Project ab? Beide Fragen können klar mit Nein beantwortet werden.
Der Planner ist ein Werkzeug für die Koordination von Aufgaben im Team und hat so direkt mit dem Projektmanagement erst einmal nichts zu tun. Project ist dagegen ein Planungs- und Steuerungswerkzeug für das Projektmanagement und dem damit verbundenen Ressourcenmanagement.
Was zeichnet den Planner aus, welche Einsatzszenarien sind denkbar?
Agiles Arbeiten steht erst einmal für optimale Koordination von Aufgaben im Team. Der Planner bietet eine webbasierte Oberfläche, die einem Storyboard oder auch einem Kanban-Board ähnelt. Eine gewisse Ähnlichkeit mit dem Produkt Trello lässt sich nicht bestreiten. Die Funktionen und Arbeitsweisen sind teilweise recht ähnlich.
Interessant ist die Einbettung des Planners in Office 365. Planner ist bereits im kleinsten Office 365-Paket E1 enthalten. In diesem Paket kann der Planner auch in Kombination mit Outlook, Groups und Teams, OneDrive, sowie weiteren Office 365-Komponenten genutzt werden. In diesem Zusammenspiel bietet der Planner deutlich mehr als nur die Verwaltung von Aufgaben im Team.
Aber werfen wir zuerst einen Blick auf den Planner. Die Funktionsweise ist einfach.
- Über die Office 365-Weboberfläche erstelle ich einen neuen Plan, vergebe einen Namen und erfasse unter anderem eine kurze Beschreibung.
- Es erscheint eine Sicht auf das sogenannte Board. Mit wenigen Klicks kann ich Buckets, im agilen eher Sprints benannte Aufgaben-Gruppen anlegen.
- Unterhalb dieser werden Aufgaben mit ihrem Namen erfasst. Es kann ein Fälligkeitsdatum festgelegt und Mitarbeiter aus der eigenen Office 365-Organisation zugeordnet werden.
- Mit einem Klick auf die angelegte Aufgabe öffnet sich eine Karte mit der Option weitere Informationen für die Aufgabe zu erfassen, z. B. Status, Start- und Fälligkeitsdatum, Prüflisten, Beschreibungen, Dokumentverknüpfungen und Kommentare, sowie Kennzeichnungen zur Kategorisierung.
- Die so angelegten Aufgaben lassen sich zwischen den verschiedenen Buckets, z. B. für Themenbereiche, Zuständigkeiten oder auch nach Bearbeitungsstatus zuordnen.
Auf diese Art kann das Board Schritt für Schritt mit Aufgaben befüllt werden, Aufgaben können anderen Buckets zugeordnet werden um dann durch das Team abgearbeitet zu werden.
Wie kann jetzt die Kombination mit Outlook, Groups und Teams genutzt werden?
- Groups bietet, eingebunden in Outlook die Möglichkeit, sogenannte Unterhaltungen zwischen den Teambeteiligten zu führen. Aufgaben können besprochen werden, Informationen zum Plan können kommuniziert werden.
- Über Groups können aber auch unter Einbeziehung des Outlook-Kalenders das Team gepflegt, Dokumente für Aufgaben über eine Teamsite verwaltet und Notizen über ein zugeordnetes OneNote erfasst werden.
- Ergänzt werden kann die Gruppe des Plans mit Konnektoren z. B. zu Jira, Trello, Twitter oder auch Wunderlist und vielen anderen, so dass Informationen rund um den Plan mit vielfältigen Informationen verknüpft werden können.
- Spannend ist auch die Möglichkeit der Nutzung einer eigenen Webseite, über die weitere Elemente und Aktivitäten des Teams angezeigt werden.
- Neu ist die Lösung Microsoft Teams, welche vollumfänglich wohl im Frühjahr 2017 zur Verfügung stehen wird. Teams steht für die Chat-, und Video-Kommunikation und unter anderem für das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten.
Der Planner bietet also durchaus mehr als nur eine Basis für ein agiles Aufgabenmanagement. Und was ist mit Project? Sollte man beide Werkzeuge in friedlicher Koexistenz nutzen? Oder wäre es nicht spannend Project und Planner zu kombinieren? Project steht für das Projektmanagement, der Planner für das Workmanagement? Kann ich beide Werkzeuge in einem Zusammenspiel für ein hybrides Arbeiten nutzen? Kann man sich unter Nutzung des Planners und einer Schnittstelle zu Project dem agilen Arbeiten annähern?
In kommenden Blogartikeln berichten wir über unsere internen Erfahrungen nach 6 Monaten Planner Evaluierung – aber vor allem auch aus ersten Project/Planner-Einführungen bei unseren Kunden. Der Planner ist bezogen auf die Funktionen gar nicht so umfangreich; viel spannender sind die Chancen und Möglichkeiten, für die Projektorganisation ein neues Arbeiten im Projekt- und Workmanagement zu ermöglichen auf Basis von Office 365.
