Lightweight Project Management mit SharePoint Vorgangslisten
Neu mit dem Microsoft Project Server 2013 ist die Möglichkeit Projekte, die keinen Anspruch an erweiterte Projektverwaltungsfunktionen haben, als SharePoint-Vorgangslisten mit dem Microsoft Project Server zu verwalten. Hierbei können dann in begrenztem Umfang die Möglichkeiten des Enterprise Projektmanagementsystems genutzt werden. So werden diese “einfachen Projekte” auch im Project Center mit ihren Metadaten dargestellt und die Inhalte der SharePoint-Vorgangsliste werden über einen entsprechenden Timerjob in die Project Server Berichtsdatenbank geschrieben. So lassen sich zum Beispiel auch Ressourcenzuordnungen in SharePoint-Vorgangslisten in Ressourcenauslastungsberichten auswerten.
Wird bei der Verwendung von klassischen Enterpriseprojekten in Project Server 2013 nun automatisch eine schreibgeschützte SharePoint Vorgangsliste erstellt, so ist dies bei einem SharePoint-Vorgangslisten-Projekt genau anders herum. Hier ist die Vorgangsliste in SharePoint editierbar, der Terminplan ist in der PWA nur schreibgeschützt vorhanden.
Bei der Definition eines Enterprise-Projekttyps können Sie sich nun mit der Option “neue Projekte als SharePoint-Vorgangslistenprojekte erstellen” entscheiden, ob Sie diesen EPT in der klassischen oder der neuen Schmalspurvariante verwenden möchten.
Neben der Neuanlage können Sie darüber hinaus noch im Project Center über “SharePoint-Websites” hinzufügen eine bestehende Website mit einer Vorgangsliste ins Project Center importieren.
Bearbeiten von SharePoint-Vorgangslisten mit Project Professional
Eine interessante Kombinationsmöglichkeit hierbei ist die Anbindung von Project Professional an die SharePoint Vorgangsliste. Dabei wird die SharePoint Vorgangsliste mit Project Professional bearbeitet (Button “Mit Project öffnen” im Menüband) und beim Speichern des Projektplans werden automatisch die Vorgangsliste und auch die Berichtsdatenbank des Project Servers aktualisiert.
Anders als bei der Arbeit mit Enterprise Projekten gibt es hier aber zum Beispiel keine Unterscheidung zwischen Speichern und Veröffentlichen. Ressourcen hingegen können, wie bei einer Verbindung mit einem Project Server Profil aus dem Unternehmensressourcenpool hinzugefügt werden. Ressourcenzuordnungen an SharePoint Aufgaben werden im Ressourcencenter angezeigt, stehen aber nicht für die Zeiterfassung zur Verfügung.
Ist der Reifegrad Ihrer Unternehmung noch nicht sehr hoch, so bieten sich hiermit einige interessante Alternativen als Vorstufe zum voll ausgebauten Projekt- und Portfoliomanagement.
Wichtig bei der Verwendung von SharePoint-Vorgangslisten ist, dass Sie dazu ein gut durchdachtes Konzept ausarbeiten. Es ist zwar prinzipiell denkbar, dass Sie hier Anwendungsvarianten vermischen, dabei ist aber darauf zu achten, dass jede Anwendergruppe dann auch so im System geführt wird, dass zum Beispiel nur eine zentrale Aufgabenliste für alle Projekte pro Anwendergruppe bereitgestellt wird.
