Reporting in Project Online
Wenn die Entscheidung ansteht, alle Dienste mit dem Modell Project Online in die Cloud auszulagern, stellen viele Kunden die Frage, welchen Einfluss dies eigentlich für das Berichtswesen und den Datenzugriff hat. Dann stehen IT und Berichtsautoren häufig vor neuen Herausforderungen, da die etablierten Zugriffsmechanismen nicht mehr verwendbar sind, Datenquelle und Datensenke befinden sich nicht mehr im selben virtuellen Netz.
Auch ohne direkten Zugriff auf die Datenbank bietet Ihnen Project Online ein breites Spektrum an Technologien, welche Sie für das Reporting einsetzen können. Dabei werden diese eigentlich nicht direkt von Project selbst bereitgestellt, sondern sind überwiegend integrierte Komponenten aus anderen Anwendungen von Microsoft wie SharePoint, SQL Server, Office und seit neuestem auch Power BI, die für die Analyse und Verteilung zur Verfügung stehen.
Immer wieder unterschätzt für den schnellen und unkomplizierten Einstieg in das Berichtswesen sind die Web App-Ansichten. Benutzerdefinierte Ansichten werden im Projekt- oder Ressourcencenter erstellt und sind jederzeit aktuell für berechtigte Anwender über den Browser aufrufbar. Ein großer Vorteil dabei ist, dass hier das Sicherheitskonzept von Project Server ohne weitere Anpassungen berücksichtigt wird. Ansichten enthalten typischerweise mehrere zusammenhängende Standard- und Enterprise-Felder, welche die Informationen von Projekten, Vorgängen oder Ressourcen darstellen. Sie können nach bestimmten Feldern gruppiert und sortiert werden, und eine komfortable Filterung ist ebenfalls möglich. Raster aus Ansichten können bequem nach Microsoft Excel exportiert und dort weiter analysiert werden.
Als weitere Komponente darf natürlich Microsoft Excel nicht fehlen, was ohnehin bei nahezu allen Projektorganisationen zur Standardausstattung aller Rechner gehört. Geübten Excel-Anwendern des Controllings fällt es damit leicht, über das OData-Protokoll direkt auf den Datenbestand aller Projekte zuzugreifen, Zahlen entsprechend aufzubereiten und zu validieren sowie mit weiteren Unternehmensdaten, die außerhalb von Project Online in Drittsystemen gehalten werden, zu verknüpfen. Im Zusammenspiel mit Office Online und SharePoint können in Excel erstellte Arbeitsmappen im Browser angezeigt und bearbeitet werden. Dabei müssen Sie nicht immer die gesamte Arbeitsmappe bereitstellen, sondern können gezielt nur bestimmte Elemente wie Pivot-Tabellen oder Diagramme veröffentlichen.
Erst seit relativ kurzer Zeit bietet Microsoft mit Power BI ein cloudbasiertes Analysewerkzeug vorwiegend für Self-Service-Nutzer an. Die Idee dahinter ist grundsätzlich, schneller Erkenntnisse ohne Einbeziehung von IT-Abteilungen zu gewinnen. Daten aus verschiedenen Quellen können relativ leicht verknüpft, mit Dashboards visualisiert und über das Power BI-Portal geteilt werden. Ebenso werden über Apps und Webbrowser alle gängigen Geräte in vollem Umfang unterstützt. Die vorwiegend durch geringes Datenvolumen limitierte Basisversion ist kostenlos erhältlich. Power BI ging erstmals Mitte des Jahres 2015 als Power BI 2.0 an den Start. Neben dem bereits erwähnten Online-Dienst steht auch die Version Power BI Desktop zur Verfügung, um komplexere Datenmodelle direkt auf dem eigenen Rechner zu bearbeiten oder den Datenbestand der Projektorganisation zu analysieren, ohne Daten in der Cloud zu halten. Schon jetzt sind Lösungen für nahezu alle üblichen Endgeräte erhältlich, um mit Power BI zu interagieren. Dazu gehören beispielsweise auch native Apps für Android und Apples iPad.
Um den Aufwand für die Verbindung zur Datenquelle und die Erstellung von Berichten so weit wie möglich zu reduzieren, bietet Power BI für alle möglichen Szenarien, in denen Daten eine große Rolle spielen, eine ständig wachsende Anzahl von sogenannten Inhaltspaketen (Content Packs) an. Ziel ist die einfache, schnelle Bereitstellung von vordefinierten Berichten, die individuell an die Bedürfnisse der Organisation angepasst werden können. So erschien bereits im November 2015 auch das Power BI Content Pack für Project Online.
Microsoft veröffentlichte zuletzt sogar eine zugekaufte App ausschließlich für Project Online, welche es Projektleitern und PMO ermöglichen soll, schnell und einfach auf Informationen zuzugreifen. Diese App kann kostenlos über den Office 365-Store für Windows oder über den Apple-Store für Benutzer von iPads bezogen werden. Zurzeit ist die Anwendung nur in englischer Sprache verfügbar. Ähnlich wie das Content Pack für Project Online von Power BI besteht dieses Paket aus einer Sammlung von vorkonfigurierten Dashboards, die sofort verwendet werden können. Selbstverständlich gibt es auch hier diverse Möglichkeiten der benutzerdefinierten Anpassung an die Bedürfnisse Ihrer Projektorganisation. Die vorhandenen Berichte basieren auf Projekt-, Vorgangs- und Ressourceninformationen und enthalten auch Auswertungen zu Risiken und Problemen. Neben der Möglichkeit zur Sortierung bieten die Standardfilter auch die Möglichkeit, den Datenbestand durch die Auswahl benutzerdefinierter Felder einzuschränken.
Sicherlich wird Microsoft hier demnächst noch mehr Lösungen veröffentlichen. Wenn das für Sie nicht ausreicht, besteht natürlich auch die Möglichkeit, diverse Partnerlösungen über das Portal oder den Hersteller direkt zu beziehen.
