Kostenmanagement mit Microsoft Project und Microsoft Project Server

29.03.2016 10:09
von Daniel Hartwig
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Das Spannungsfeld aus Terminen, Qualität und Kosten ist allen Projektmanagern vertraut und wird auch als das „Magisches Dreieck“ bezeichnet. Bei der Arbeit mit Microsoft Project wird eine der drei Zieldimensionen oft ausgeklammert: die Kosten. Dabei können Sie mit ein paar grundlegenden Einstellungen Microsoft Project für sich rechnen lassen und so Kosten planen, erfassen und steuern.

In einer Blog-Serie wollen wir Ihnen Tipps zum Kostenmanagement in Microsoft Project (Server) geben.

Teil 1: Kostenplanung: Lassen Sie Microsoft Project für Sie rechnen!

Teil 2: Kostencontrolling und Fortschrittserfassung in Verbindung mit Microsoft Project Server

Teil 3: Kostenmanagement im Projektportfolio in Verbindung mit Microsoft Project Server

 

Teil 1: Kostenplanung: Lassen Sie Microsoft Project für Sie rechnen!

Die gute Nachricht vorweg: Mit etwas Vorarbeit und einer fundierten Ressourcenplanung erstellen Sie die Kostenplanung in Microsoft Project fast nebenbei. Voraussetzung ist lediglich, dass Sie die Kosten für Ressourceneinsätze planen und diese Planung regelmäßig aktualisieren.

Grundsätzlich sind in Microsoft Project drei Ressourcenarten zu unterscheiden:

Im folgenden Beispiel zeigen wir, wie die Ressourcenarten effektiv zur Kostenplanung eingesetzt werden können. Stellen Sie sich vor, Sie wirken beim Bau eines Windparks mit und haben eine Ablaufplanung für das Teilgewerk „Transport einer Windturbine“ in Microsoft Project erstellt.

Im ersten Schritt stellen Sie den Ressourcenpool zusammen. In der Ansicht „Ressource Tabelle“ können Sie (lokale) Ressourcen anlegen und bearbeiten.

Hinweis: In Verbindung mit Microsoft Project Server können Ressourcen und deren Daten (Kostensätze) zentral von einem Project Management Office (PMO) bereitgestellt werden.

 

 

  • Der LKW-Fahrer ist eine Arbeitsressource und hat einen Standardsatz von 50 € pro Stunde.
  • Der LKW ist eine Materialressource und die Kosten berechnen sich aus der Anzahl der eingesetzten Fahrzeuge, daher wählen wir die Materialbeschriftung „Fahrzeuge“. Die Kosten werden in unserem Beispiel pauschal angesetzt und nach jedem Einsatz abgerechnet. Sie sind daher erst am Ende eines Vorgangs fällig.
  • Der benötigte Kraftstoff wird entsprechend pro Liter erfasst.
  • Zusätzlich benutzen wir noch die Kostenressource „Maut“, hier sind zunächst keine weiteren Angaben notwendig.

Tipp: Nicht nur Personen können Arbeitsressourcen sein. In unserem Beispiel hätten wir auch den LKW als Arbeitsressource betrachten können und alle Kosten (Kraftstoffverbrauch, Wertverlust, Wartung) auf die Betriebszeit umlegen können. Entsprechend können Sie die Nutzung von Maschinen (Maschinenstunden), Testständen und ähnlichen Anlagen mit Microsoft Project planen.

Wechseln Sie in die Ansicht „Gantt-Diagramm“ und weisen dem Vorgang „Transport Windturbine“ die benötigten Ressourcen zu. Im Dialog „Ressource zuordnen“ wählen Sie alle benötigten Ressourcen aus.

Für alle Materialressourcen wird hier die eingesetzte Menge eingetragen (1), die Arbeitsressource LKW-Fahrer wird ganz normal mit Einheiten in Prozent über die Dauer des Vorgangs verplant (2) und für die Kostenressource muss der für den Vorgang/die geplante Strecke bestimmte Betrag festgelegt werden (3).

Nach Schließen des Dialogs sehen Sie das Ergebnis. Microsoft Project berechnet die Kosten des Vorgangs von 2.270 € (1) auf Basis Ihrer Mengeneingaben und der Dauer des Transportvorgangs (in unserem Beispiel 3 Arbeitstage). Zusätzlich können Sie die Kosten zeitphasenbasiert in der Ansicht „Vorgang Einsatz“ ausweisen und analysieren (2).

Auf diese Weise erhalten Sie parallel zur Ressourcenplanung eine detaillierte Kostenplanung. Natürlich ist es nicht immer sinnvoll, alle Kosten über Ressourcen zu erfassen, sondern eine Abwägung von Aufwand und Nutzen. Wenn Ihnen die Ressourcenplanung für den Windpark in der vorliegenden Granularität zu aufwendig erscheint, steht Ihnen immer noch das Vorgangsfeld „Feste Kosten“ zur Verfügung. Hier können Sie einem Vorgang pauschal Fixkosten zuweisen.

Beim obigen Beispiel bleibend, wurden die Material- und Kostenressourcen vom Vorgang entfernt und durch Feste Kosten in Höhe von 1.000 € für den Transport ersetzt (1). Project addiert die Ressourcenkosten für den LKW-Fahrer mit den Festen Kosten des Vorgangs und liefert ein Ergebnis von 2.220 €.

Ein Nachteil von Festen Kosten ist, dass nun die Informationen über die Zusammensetzung der Vorgangskosten (Kostenarten) verloren gehen. Eine Erhöhung des Kraftstoffpreises könnte bei Verwendung der Materialressource „Diesel“ zentral als Ressourceneigenschaft eingegeben werden und die Kostensteigerung für das Gesamtprojekt würde so automatisch berechnet werden. Mit Festen Kosten hingegen müssen alle betroffenen Vorgänge erst identifiziert und dann eine jeweilige Neuschätzung vorgenommen werden. Bei einem späten Change kann sich also eine detaillierte Ressourcen- und Kostenplanung am Ende auszahlen.

 

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