Fehlende Transparenz im Projekt-Portfoliomanagement

03.07.2018 16:05
von Jürgen Rosenstock
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In einer typischen Projektorganisation werden eine Vielzahl von verschiedensten Projekten avisiert, geplant und realisiert. Der zentrale Überblick über das bereichs- oder auch unternehmensweite Projektgeschäft fehlt. Einzelne Bereiche planen ihre Projekte individuell nach eigenem Vorgehen der jeweiligen Projektleiter und in unterschiedlicher Granularität. Das Reporting erfolgt oft manuell per Excel. Synergien, die sich auch ähnlich gelagerten Projekten ergeben können, werden übersehen. Eine übergreifende und effektive Steuerung des Projektgeschäfts ist nicht möglich.

Genau hier kann ein zentralisiertes Projektportfoliomanagement Sinn machen. Der Begriff Projektportfoliomanagement steht für zwei Fokusthemen:

  • Strategisches Projektportfoliomanagement: Planung eines kommenden optimalen Projekt-Mix in Ausrichtung auf die Unternehmensstrategie, Kundenanforderung, Budget- und Ressourcenlage. Natürlich sollten auch laufende Projekte entsprechend bewertet werden. "Die richtigen Projekte realisieren..."
  • Operatives Projektportfoliomanagement: Projekte in Realisierung werden übergreifend gesteuert und überwacht. Synergien und Erfahrungen aus dem Projektportfolio werden übergreifend analysiert und für das aktive Projektgeschäft genutzt. Ein zentrales Projekt-Cockpit erlaubt ein rechtzeitiges erkennen von Fehlentwicklung und ein direktes Gegensteuern. "Die Projekte richtig machen..."

Die Kenntnis der Notwendigkeit eines aktiven Projektportfoliomanagements ist bekannt, eine erfolgreiche Anwendung jedoch nicht immer gewährleistet. Ein fehlendes fachliches Know-how ist in der Regel nicht das Problem. Oftmals liegt es einfach nur an geeigneten Werkzeugen und natürlich an deren Einbettung in klare Prozesse und Standards.

Pragmatische Lösungsansätze

Für eine beispielhafte Organisation mit einem uneinheitlichen Reifegrad können unter anderem die folgenden Herangehensweisen zielführend sein:

  • Standards, Prozesse:
    • Klare Definition des Projektbegriffs
    • Übergreifendes generisches Vorgehensmodell
    • Einheitliche Aktualität, Granularität und Validität im Portfolio
  • Projektmanagement-Kultur
    • Gelebtes Projektmanagement
    • Aktive Einbettung in das Tagesgeschäft
    • Laufende Weiterentwicklung der Methoden und Werkzeuge
  • Zentrale Verantwortlichkeiten
    • Eine zentrale Instanz und Verantwortlichkeit für das unternehmensweite Projektmanagement
    • Klarer Support durch die Unternehmensentscheider
  • "Eine" zentrale Datenbank
    • "Eine" Datenbank für die Verwaltung des Projektportfolios
    • Reporting "Drill Through" vom Projekt-Cockpit bis zum Projektstatus

Eine zentrale Datenbank als ersten Schritt

Um ein Projektportfoliomanagement zu etablieren, sollte eine Projektorganisation in seiner jeweiligen Ausgangssituation abgeholt werden. Hierbei kann der erste Schritt sein, die laufenden Projekte und Vorhaben erst in eine zentrale Projektdatenbank zu überführen, um überhaupt dem Umfang und die ersten Details eines Portfolios sichtbar zu machen.

Projektportfolios
Einfache Darstellung eines Projektportfolios, hier mit beispielhaft auf Basis von Project Online

Einfache Darstellung eines Projektportfolios, hier mit beispielhaft auf Basis von Project Online

Eine zentrale Projektdatenbank sollte die folgenden Eigenschaften erfüllen:

  • Zugriff per Browser, idealerweise cloud-basiert, Datenbereitstellung „any Device“
  • Standard-Software, einfache Bedienung, bereits in der Basis einfache Portfolio-Darstellung
  • Rechte- und Rollenabbildung
  • Flexibel erweiterbar für spätere Anpassungen, skalierbar für kleine aber wachsende Organisationen oder umfassende Projektorganisationen
  • Keine Nischenlösung, keine Beraterabhängigkeit, Know-how am Markt frei verfügbar
  • Leistungsfähiges Berichtswesen

Möglicher Lösungsansatz mit Project Online

Die beschriebenen Anforderungen und möglichen Eigenschaften können durchaus für Project Online sprechen. Project ist die Standard-Software für Projektmanagement, nur Excel ist weiterverbreitet. Mit Project Online steht mit wenigen Maus-Klicks ein Client-Server-basiertes Projektsystem zur Verfügung. Mit Project Online werden alle Projekte in einer zentralen Datenbank hinterlegt und per Reporting ausgewertet werden.

Komponenten von Project Online

Komponenten von Project Online in Anbindung auch an Office 365

Project Online ist ideal für einen iterativen Einführungsansatz. Statt einer umfassenden und komplexen Einführung einer Projektmanagement-Software können in einem ersten Schritt Ideen, Projektanträge aber auch laufende Projekte in einer zentralen Sicht dargestellt und bereitgestellt werden.

So kann mit einfachen Mitteln eine erste Transparenz und Beurteilungsfähigkeit über das Projektportfolio bereitgestellt werden.

Viel einfacher und schneller mit SOLVIN SmartStart für Project Online

Natürlich muss auch Project Online für die Anwendung im Projektportfoliomanagement ausgerichtet werden. Dazu gehören z.B. Berücksichtigung von unternehmensindividuellen Einstellungen, Know-how-Vermittlung in Anwendung aber auch in der Fachadministration, sowie die Konfiguration des Berichtswesens.

Entsprechend dieser Anforderung hat SOLVIN ein SmartStart-Paket für Project Online entwickelt. SOLVIN SmartStart für Project Online ermöglicht die kurzfristige Bereitstellung einer technischen Projektportfoliomanagement-Plattform und schafft so eine schnelle Übersicht über Ihre Projektlandschaft. SOLVIN SmartStart kann auch für das operative Projekt- und Ressourcenmanagement und diverse andere Anwendungsbereiche für Ihre Projektorganisation genutzt werden. Neugierig? https://www.solvin.com/solvin-smartstart.html

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