Die Zukunft beginnt: „Das neue Microsoft Project“

26.09.2018 14:10
von Gerd Walter
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Microsoft hat den Vorhang seiner Vision für ein neues Microsoft Project gelüftet. Diese Vision steht für eine Kombination aus Work und Project Management. Project steht zukünftig nicht mehr nur für das klassische Wasserfall-Projektmanagement. Zusätzlich öffnet sich Project weiteren Projektmanagement-Methoden, so dass z. B. auch agile Methoden abgebildet werden können. Mit dem neuen Projekt kümmert sich Microsoft nicht nur um die Anforderungen der Projektsteuerung, sondern legt einen starken Fokus auf die Unterstützung der Zusammenarbeit und das Work Management des gesamten Projektteams. Aber auch in der Projektportfoliosteuerung kann Project vielseitiger eingesetzt werden, z.B. für verschiedenste Projektgrößen, unterschiedlichste Projektarten. Und letztendlich kann das neue Project auch individueller für Projektorganisationen unabhängig von deren jeweiligen Reifegraden eingesetzt werden. Unter anderem für diese Anforderungen stehen zukünftig verschiedene Apps optimal integriert mit Office 365 zur Verfügung. Die verschiedensten Microsoft Werkzeuge im Kontext Project aber auch Office 365 lassen sich zukünftig gebündelt mit einem neuen Portfolio-Werkzeug zusammenfassen, welches mittelfristig neben den eigenen Microsoft Apps auch die Integration von Drittanbieter-Werkzeugen wie z.B. Jira berücksichtigen soll.

Die Neuerungen für ein neues Project sollen über drei neue Online Services bereitgestellt werden.

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Home

Der neue Einstiegspunkt für die Microsoft-Projektmanagement-Werkzeuge ist schon in einer ersten Version veröffentlicht worden. Mit Home lassen sich aktuell neue Projekte für Project Online erstellen. Weiter werden in einer Übersicht die zuletzt verwendeten Projekte aus Project Online dargestellt und lassen sich direkt öffnen. Home lässt sich über mehrere Project Online-Instanzen hinweg nutzen.

Zukünftig wird Home der zentrale Startpunkt für den Zugriff und das Erstellen von neuen Projekten mit Project Online, dem „neuen“ Project und Planner sein. Ausgeschrieben steht die Bezeichnung des „neuen“ Project Dienstes Home für „new project mangement service“. Der neue Produktname für diesen „new project management service“ wird zukünftig schlicht Microsoft Project heißen und Home der Startpunkt für Ihre Projektarbeit sein.

Die Planner Integration kommt hierbei auch nicht zu kurz. So soll es zukünftig auch möglich sein, über Home neue Planner Pläne zu erstellen oder auf entsprechende Favoriten bzw. zuletzt bearbeitete Planner-Pläne zurückzugreifen.

Project Home wird der neue Einstieg in die Projektmanagementwerkzeuge von Microsoft

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Das „neue“ Project

Der neue project management service soll die erweiterten Anforderungen des Work und Project Managements wiederspiegeln. Berücksichtigt wurde hier insbesondere der sogenannte „accidential“ Projektmanager. Dieser Begriff steht für den Projektleiter, der eher versehentlich zum Projektverantwortlichen gemacht wurde und möglicherweise nicht die höchste IT Affinität besitzt. Funktional ein echter Fortschritt des neuen Project ist, dass z.B. dass Ein-/Auschecken von Projekten sowie das manuelle Speichern und Veröffentlichen im Rahmen der Bearbeitung von Projekten nicht mehr notwendig sein wird. Und noch eine zentrale Neuerung ist, dass mit dem neuen Project Projektpläne endlich auch von mehreren Projektleitern gleichzeitig bearbeitet werden können. Damit entfällt eine der größten Hürden für das Team-übergreifende Bearbeiten von Projektplänen, wobei ein Co-Editing von Projektplänen auch eine Herausforderung sein kann.

Für das erste Release, welches im ersten Halbjahr 2019 erscheinen soll, ist eine umfangreiche Palette von neuen Funktionen angekündigt. Dazu gehören unter anderem die Module für das Ressourcen- und Projektcontrolling und damit auch die Funktionen der Fortschritts-, Zeit- und Kostenerfassung.

Mit dem Microsoft Project Desktop Client werden in einem späteren Release auch Projekte des „neuen Projects“ bearbeitet werden können. Allerdings werden auch die Möglichkeiten der webbasierten Projektplanung und Steuerung deutlich ausgebaut, so das zukünftig der Web Client immer öfter auch für anspruchsvollere Bearbeitung des Projektplans genügen kann.

Integriert werden soll auch das Work Management Werkzeug Planner in das neue „Project“. Außerdem ist eine tiefe Integration in den zentralen Hub für Teamarbeit aka Teams geplant.

Roadmap

Neben Home und dem neuen Project ist die sogenannte Roadmap der dritte neue Dienst. Dieser soll schon Anfang 2019 verfügbar sein. Roadmap wird einen plattformübergreifenden Blick auf alle Artefakte des Work und Project Managements liefern. Dabei wird es zunächst egal sein, ob Projekte in Project Online, oder Azure DevOps (vormals VSTS) erstellt werden. Mittelfristig werden sowohl das „neue“ Project als auch Planner und andere Drittanbieterlösungen wie z.B. Jira als Quelle für Roadmap verwendet werden können.

In einer Gesamtübersicht eines Roadmap-Portfolios lassen sich so in einer Zeitachsenansicht Phasen- aber auch Meilensteine aus den verschiedenen Projektmanagement-Werkzeugen miteinander verknüpfen und in einer übersichtlichen und Ansicht transparent darstellen.

Lizenzierung

Beim Lizenzmodell wird Microsoft die Einstufung in Project Professional für den Projektleiter und Project Premium für den Programm- und Portfoliomanager beibehalten. So können mit den bestehenden Lizenzen die neuen Project-Dienste genutzt werden, sobald diese verfügbar sind.

Weiterentwicklung Project Online und Project Server

Ende des Jahres wird der neue Microsoft Project Server 2019 bereitgestellt. Für diesen Release-Stand werden von Microsoft selbstverständlich weiterhin Bugfixes und Sicherheitspatches veröffentlicht. Ähnliches gilt auch für das aktuelle Project Online. Eine funktionale Weiterentwicklung von Project Server und Project Online ist jedoch aktuell nicht geplant.

Die Technik

Das „neue“ Project setzt auf den sogenannten Common Data Service (CDS) auf. Dieser Common Data Service ist z.B. auch die Basis von Dynamics 365. Damit ergeben sich umfangreiche neue Integrations- und Erweiterungsmöglichkeiten. Auf Basis der Technologien PowerApps, Flow und PowerBI sind hier vielfältige codefreie Anknüpfungsszenarien an Dynamics 365, Office 365, Azure und derzeit schon über 200 weitere Datenquellen möglich.

Migration

Für eine Migration von Project Online zum „neuen“ Project hat Microsoft einen Migrationspfad angekündigt. Damit ergeben sich für eine Migration von Project Online in die neue Project-Welt verschiedenste Szenarien. Diese reichen vom stufenweisen Übergang in einem Parallelbetrieb (Home und Roadmap können hierbei eine optimale Unterstützung darstellen), bis zur abteilungs- oder unternehmensübergreifenden Migration. Entsprechend sind abhängig von der jeweiligen Kundensituation verschiedenste Varianten praktizierbar.

Unser Fazit

Mit den neuen Diensten Home, dem neuen Project und Roadmap macht Microsoft einen Riesenschritt für das Work- und Project Management in der neuen digitalen Welt. Und daraus ergeben ich umfassende Chancen für Ihre Projektorganisation:

  • Sie setzen bereits Project Server ein? Es ist davon auszugehen, dass in der nächsten Zeit verschiedenste Migrationswerkzeuge zur Verfügung stehen, um alle relevanten Projekt- und Ressourcendaten Ihrer Projektorganisation in die neue Project-Welt migriert werden können. Die Aufwände sollten vermutlich nicht größer sein, als beim Überspringen einer Version in der alten Project Server-Welt. Spannend können die funktionalen Neuerungen sein. Mit ihnen kann sich eine große Chance im Change hin zu einem digitalisierten Work und Project Management für Ihre Organisation ergeben.
  • Sie arbeiten bereits mit Project Online? Damit wird Ihnen, wie angekündigt, direkt von Microsoft ein Migrationspfad bereitgestellt. Ähnlich wie bei Project Server bieten sich mit einer Migration in die neue Project Welt neue und umfassendere Möglichkeiten für die Digitalisierung Ihrer Projektorganisation.
  • Sie führen gerade Project Online ein oder haben dies in Kürze vor? Dann machen Sie eigentlich nichts falsch. Mit Project Online haben Sie die perfekte Basis Ihre Projekte und damit auch ihr Projektportfolio in einer zentralen und cloudbasierten Datenbank zusammenzuführen. Damit schaffen Sie einen ersten Change für Ihre Projektorganisation: Alle Daten an einem Ort, rechte- und rollenbasiert einsehbar und über ein leistungsfähiges Berichtswesen, z.B. per PowerBI darstellbar. So können Sie Project Online nutzen, um Ihre Projektorganisation in Ruhe und in ihrer derzeitigen Ausgangslage und Reifegrad abzuholen. Sie schaffen erste Mehrwerte, haben eine bessere Beurteilungsfähigkeit über Ihr aktuelles Projektportfolio und schaffen vor allem Akzeptanz für ein digitalisiertes Projektmanagement auf Basis von Microsoft-Standardwerkzeugen. Und beim Lizenzmodell sind nach derzeitigem Stand keine großen Änderungen zu erwarten.

Übergreifend kann der Einsatz von Project Server oder Project Online eine ideale Basis für eine spätere Migration in die neue Project Welt für Ihre Organisation darstellen. Die Ankündigungen über die neuen Dienste und Funktionen können erst einmal überraschen. Bei näherer Betrachtung zeigen sich jedoch vielfältige Möglichkeiten und Chancen für ein noch besseres und vielseitigeres Projektmanagement ab, welches optimal das Work Management und diverse weitere Kompetenzen in der täglichen Arbeit integriert.

Und damit führt Microsoft letztendlich die verschiedensten eigenen Produkte wie Project, Office 365 und auch Dynamics 365 für Ihr Unternehmen optimal zusammen. Mit diesem integrativen und auch ganzheitlichen Ansatz können sich völlig neue Chancen für Ihre Organisation bieten.

Sie haben Fragen? Sprechen Sie uns gerne an. Gern vereinbaren wir mit Ihnen einen individuellen und unverbindlichen Gesprächstermin.

Am 24. Oktober findet in Hamburg in den Räumen von Microsoft unsere Informationsveranstaltung „Digitalisierung im Projektmanagement - Project Online und Office 365“ statt. Im Rahmen dieser Veranstaltung erfahren Sie weitere aktuelle Informationen über das neue Project.

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