Projektportfolioplanung und -steuerung mit Meisterplan
Meisterplan aus dem Hause itdesign ermöglicht die übersichtliche Planung und Analyse Ihres Projektportfolios. Unter Einbeziehung von Ressourcen- und Kostenaspekten können verschiedene Planungsszenarien komfortabel simuliert werden. Projektanträge und laufende Projekte lassen sich flexibel verschieben. Kapazitäten von Rollen und Ressourcen – auch externen Ressourcen – können einfach erhöht oder verringert werden. Jede Änderung wird sofort grafisch anschaulich dargestellt.
Meisterplan befähigt den Anwender, komplexe Abhängigkeiten und Restriktionen innerhalb des Portfolios zu erkennen und zu meistern. Mit der webbasierten, sehr performanten und leicht zu bedienenden Anwendung können Sie ein stimmiges Portfolio bezüglich Strategie, Ressourcen und Budgets entwickeln.
Warum Meisterplan?
Die Planung des Projektportfolios und die laufende Überwachung des Fortschritts sind für den Unternehmenserfolg grundlegend wichtig. Komplexität und Abhängigkeiten der Projekte, knappe – global verteilte – Ressourcen und natürlich ein begrenztes Budget machen die Planung zur echten Herausforderung. Insbesondere die Planung von Engpassressourcen kann in einem Projektportfolio zu Verzögerungen und damit i. d. R. zu erhöhten ungeplanten Kosten führen. Mit Meisterplan steht Ihnen ein Werkzeug zur Verfügung, in dem Projekte, Ressourcen und Budgets einfach und übersichtlich geplant und überwacht werden können. Meisterplan verfügt über eine Importschnittstelle zu verschiedenen Drittsystemen. So können Daten z. B. aus Microsoft Project Server oder Excel direkt in Meisterplan übernommen werden.
Meisterplan und Microsoft Project Server - ein perfektes Team
Auch Microsoft Project Server bietet die Möglichkeit, Projektportfolios zu planen und anhand von Business Drivern zu bewerten und auszuwählen. An die Grenzen gerät der Project Server, wenn es um die Simulation unterschiedlicher Szenarien geht. Gleichzeitig kann die Stärke des Systems – die komplexe Datenbank im Hintergrund mit allen Detailinformationen – zur Geduldsprobe werden, wenn Projekte im Portfolio geändert werden.
Hier setzt Meisterplan an:
Die grafische Darstellung erschließt sich auch Entscheidungsträgern, die nicht täglich mit Projektmanagementsystemen arbeiten. Die Ansichtsbereiche „Projekte“, „Ressourcen“ und „Kosten“ können nach Bedarf ein- und ausgeblendet und detailliert analysiert werden.
So können mit allen relevanten Stakeholdern durch die komfortable Drag & Drop-Bedienung Szenarien live durchgespielt und deren Auswirkungen analysiert werden.
Meisterplan ist hervorragend geeignet, um
- die richtigen Projekte auszuwählen und eine zeitliche Planung des Portfolios durchzuführen,
- Ressourcenengpässe für das gewählte Projektportfolio zu minimieren oder am besten zu vermeiden,
- die Kosten budgetgerecht zu planen.
Zudem müssen die Daten regelmäßig überprüft werden, um Veränderungen des Portfolios rechtzeitig zu erkennen und die Planung anzupassen.
Umsetzung und Projektcontrolling mit Microsoft Project Server
Die Umsetzung, d. h. die Detailplanung und die Fortschrittskontrolle der Projekte erfolgt in Microsoft Project Server. Hier werden detaillierte Arbeitspakete geplant, Ressourcen zugeordnet und Aufwände und Fortschritt erfasst. Gleichzeitig unterstützt der Project Server den vollständigen Projektprozess und die Projektmanagementmethodik und gewährleistet die zentrale Ablage der Projektdokumentation und die Projektkommunikation. Statusberichte geben tagesaktuell Auskunft über den Stand der Projekte. Projektabweichungen können zeitnah erkannt und korrigiert werden.
Fazit: Meisterplan und Microsoft Project Server sind ein perfektes Team
- Microsoft Project Server liefert realistische Daten für die Planung des Portfolios.
- Meisterplan bietet die Plattform für die Erarbeitung eines optimalen Projektportfolios.
Voraussetzungen
Unabhängig davon, ob Sie die Daten importieren oder direkt in Meisterplan erfassen möchten, zu einer erfolgreichen Projektportfolioplanung gehören v. a. klare Strukturen und Prozesse in der Projektorganisation.
- So sollen möglichst alle aktiven und geplanten Projekte priorisiert und mit den erforderlichen Ressourcen und den geplanten Kosten in der Planung berücksichtigt werden.
- Der Portfolioplanungsprozess muss ständig überwacht werden. Früher fertiggestellte, verzögerte oder abgebrochene Projekte können Einfluss auf das gesamte Portfolio haben.
- Es muss klar definiert sein, nach welchen Kriterien und durch welche Stellen im Unternehmen Projekte bewertet und ausgewählt werden.
Proof of Concept
Wir beraten Sie gerne bei der Einführung oder Optimierung Ihrer Projektportfolio-Organisation. In einem gemeinsamen Workshop klären wir Anforderungen und Voraussetzungen in Ihrer Projektorganisation. Ein Proof of Concept hilft Ihnen, Ihre Anforderungen an Meisterplan eingehend zu testen und möglichen Optimierungsbedarf in der Portfolio-Organisation zu identifizieren.
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Ramon Sinai