SEIF2 – Unser Vorgehensmodell

Die Einführung von Projektmanagementsystemen ist ein komplexes Vorhaben und bedarf einer gezielten konzeptionellen Vorbereitung. Deshalb empfiehlt SOLVIN die Anwendung des langjährig bewährten, iterativen Vorgehensmodells SEIF (SOLVIN Enterprise Implementation Framework) in der aktuellen, weiterentwickelten Version SEIF2. Dieses Vorgehensmodell ist angelehnt an das Microsoft Solution Framework zur Implementierung komplexer Softwarelösungen für das Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement und beinhaltet sowohl die technologischen als auch die organisatorischen Gegebenheiten in Ihrer Organisation.

SEIF2 - Vorgehensmodell

Unsere Leistungspakete/Projekte folgen konsequent diesem Vorgehensmodell. In einigen Leistungspaketen werden nicht alle Phasen benötigt. Natürlich ist das Vorgehensmodell auch auf Ihre individuellen Bedürfnisse anpassbar. Bei umfangreichen Projekten empfehlen wir, Prozesse und Werkzeuge im Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement in mehreren Iterationen einzuführen. Dadurch haben Sie als Kunde folgende Vorteile:

• Schnelles Aufzeigen von Mehrwerten (Quick wins) bei entsprechend kurzen Iterationszyklen (z.B. Ziel der 1.Iteration: Transparenz – Alle Projekte auf einen Blick)
• Einführung von Prozess- und Werkzeuginnovationen neben dem laufenden Projektgeschäft möglich
• Ausreichende Berücksichtigung der Fähigkeiten der betroffenen Mitarbeiter durch die schrittweise Einführung von Neuerungen und Vermeidung von Überforderung
• Investitionssicherheit – Start der nächsten Iteration erst, wenn die Projektergebnisse akzeptiert und „eingespielt“ sind

Aus Anwendersicht könnten in einer ersten Iteration folgende Ziele erreicht werden:

• Abholen der Beteiligten:
  • Klarheit über die Prozesse im Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement und die Anforderungen an die Tools
  • Umzug der lokalen Projekte auf einen zentralen Microsoft Project Server
  • Übernahme der lokalen Ressourcen auf einen zentralen Server
• Bereitstellung eines zentralen Projektportfolios:
  • Eine webbasierte Sicht auf alle Projekte
  • Eine webbasierte Sicht auf Ressourcenverfügbarkeit/Auslastung/Überlastung (datenqualitätsabhängig)
• Einfaches Best Practice-System mit Standard-Reports und Ampeln zur Projektstatusbeurteilung
• Durchlaufen der angepassten oder neuen Prozesse in einer Pilotphase
• Aufzeigen von Mehrwert und Aufbau eines ersten Marketings für die Gesamtaktion
• Ausrollen der Prozesse und ersten Funktionen im Tool auf die gesamte Organisation oder Teilbereiche

Die Phasen von SEIF2

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Standortbestimmung und strategische Planung für Ihr Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement

Ziel dieser Phase ist es, auf der Basis Ihrer individuellen Ausgangssituation im Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement eine strategische Roadmap zu erstellen und damit vor dem ersten Projekt alle Iterationsschritte über die nächsten zwei bis drei Jahre zu planen. Die Phase Vision wird vor bzw. in Zusammenhang mit der ersten Iteration durchlaufen, kann aber auch separat beauftragt werden (Leistungspaket „EPM Health Check“). Sie haben bereits eine klare Vorstellung bzw. Strategie entwickelt? Kein Problem – dann ist die Phase Vision verzichtbar.

In der strategischen Roadmap erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen,

• was für das Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement
• wie
• bis wann
• womit erreicht werden soll und
• welche Komponenten des Microsoft-EPM-Systems
• wann
• wie in Ihrem Unternehmen eingeführt werden sollten.

Dabei folgen wir dem SOLVIN 6S-Modell – in sechs Schritten zur strategischen Planung. Ihre Ergebnisse:

• Einschätzung Ihres Reifegrades im Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement auf Basis unseres pragmatischen EPM Quick Check
• strategische Roadmap inklusive grober Anforderungen an SOLL-Prozesse und Tools, zeitlicher Planung der einzelnen Iterationsschritte, Investitionsplanung und Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

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In der Phase „Define“ werden Ihre Anforderungen an die zukünftigen Prozesse und an das Microsoft Project Server-System in Workshops im Detail erarbeitet. Hierbei nutzen wir bewährte standardisierte Vorlagen und Prozesse, die individuell für Ihre Organisation angepasst werden können. Zu den Inhalten, die in der Phase Define geklärt werden, gehören u. a.

• das Projektumfeld und die Kommunikationswege für die Implementierung, wenn die Phase „Vision“ nicht vorgeschaltet war
• Sichtung vorhandener Dokumente als Vorbereitung für den Anforderungsworkshop
• Aufnahme der Anforderungen an das System und optional an die Optimierung der Prozesse vor Ort
• Klärung der technischen Anforderungen
• Planung der gesamten Iteration (detaillierter Terminplan)

Die Arbeitsergebnisse werden im „Business Requirements Document“ (BRD) dokumentiert und als Entscheidungsgrundlage für das weitere Vorgehen bereitgestellt. Zusätzlich stehen ein erster Terminplan für die Iteration und ein Kommunikationsplan zur Verfügung.

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Aufbauend auf den dokumentierten Anforderungen der Phase „Define” wird ein System Design entworfen. Dieses System Design beinhaltet sowohl eine detaillierte Beschreibung der empfohlenen zukünftigen Prozesse als auch eine detaillierte Beschreibung der empfohlenen technischen Systemkonfiguration. Parallel zur Entwicklung des System Designs wird zunächst in der SOLVIN-Umgebung ein Prototyp des kundenspezifisch konfigurierten Microsoft Project Server-Systems entwickelt. System Design und Prototyp werden iterativ mit Ihnen abgestimmt und diskutiert.

Das konfigurierte System wird anhand eines beispielhaften Projektablaufs demonstriert. Abhängig vom Auftragsumfang werden auch bereits Berichte und Individualentwicklungen in den Prototypen integriert.

Abschließend werden die Systemkomponenten bei Ihnen installiert und getestet. Dazu gehören selbstverständlich eine Dokumentation der Installation sowie die Einweisung des technischen Administrators Ihres Unternehmens.

Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir eine Konzeption der Benutzereinweisungen sowie ein Schulungskonzept und planen die Pilotphase.

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In der Phase „Pilot“ wird mit dem ersten „Praxistest“ des Microsoft Project Servers in einem teilproduktiven Umfeld begonnen. Ausgewählte Projektteams werden in das System eingewiesen und arbeiten dann in einem fest definierten Zeitraum mit dem neuen System. Zu den Inhalten der Phase Pilot gehören u. a.

• Festlegung der Pilotteilnehmer und deren Rollen, falls nicht in der Phase Define bereits geklärt
• Einweisung und Schulung der Pilotbenutzer am System
• Einweisung in die fachliche Administration
• Durchführung eines Evaluationsworkshops zur Reflexion der Pilotphase und Identifikation von möglichen Verbesserungen, Erstellung eines Maßnahmenkataloges
• Optimierung des Systems

Nach der Evaluierung der Pilotphase/des Praxistests wird eine bewusste Entscheidung für das Roll Out in dem definierten Umfang getroffen.

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Nach dem erfolgreichen Abschluss der Pilotphase wird in der Phase „Roll Out“ das konfigurierte System unternehmensweit eingeführt und in den vollen Produktionsbetrieb übernommen.

In dieser Phase begleiten wir Sie durch Coachings, Sprechstunden und individuelle Hilfestellung – abhängig von Ihrem Bedarf.

Die Phase wird mit einem Workshop „Lessons Learned“ abgeschlossen. Das Ziel des Workshops ist die Analyse der durchgeführten Implementierung und die Identifikation von möglichen Optimierungsmaßnahmen für weitere Iterationen.

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In der Phase „Assess & Refine“ wird die Systemdokumentation auf den aktuellen Stand gebracht und den fachlichen und technischen Administratoren Ihrer Organisation übergeben.

Jetzt erfolgt die formale Abnahme durch Ihr Unternehmen anhand eines Übergabe- und Abnahmeprotokolls.

Zusätzlich können jetzt die Inhalte einer möglichen folgenden Iteration besprochen bzw. die ursprünglich festgelegte Strategie aktualisiert werden.

Auch in dieser Phase stehen wir Ihnen noch für Anwenderfragen und Coachings zur Verfügung.

Mit dieser Phase ist die jeweilige Iteration der Implementierung offiziell abgeschlossen.

Gern unterstützen wir Sie auch nach dem Projektabschluss mit individuellen Supportangeboten - sowohl im technischen als auch im fachlich-methodischen Support.

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